T.2 Formação e desenvolvimento de armazenamento de documentos departamentais. Arquivos departamentais, bibliotecas e museus que fornecem armazenamento permanente de documentos do fundo de arquivo da Federação Russa. Armazenamento departamental de documentos de arquivo

Se o arquivo estiver subordinado a uma organização que não faz parte do sistema de serviço de arquivo do Estado ou é uma unidade estrutural de uma empresa, é denominado departamental. Neste artigo falaremos sobre as características de organização e regras de funcionamento dos arquivos departamentais.

Com o artigo você aprenderá:

Existem instituições arquivísticas especialmente criadas para trabalhar na área de arquivo, mas além delas, cada empresa possui seu próprio arquivo - o arquivo departamental (doravante denominado VA).

Os VAs não fazem parte do sistema de serviço de arquivo do Estado, mas ao mesmo tempo são uma importante fonte de reposição de seus fundos.

Refira-se que o próprio conceito de “arquivo departamental” inclui o arquivo central do departamento, o arquivo da instituição regional e arquivo uma empresa separada. Neste material falaremos sobre este último.

Documentos de arquivo departamental

O VA da empresa assegura o armazenamento dos documentos comerciais criados ou recebidos no exercício das atividades desta organização.

Para determinar o perfil do VA, está sendo desenvolvido um regulamento adequado sobre o mesmo. Existem várias disposições padrão comuns a todos os tipos de VA. De acordo com estas disposições, devem ser conservados no VA os seguintes documentos:

• documentos de armazenamento permanente relacionados com as atividades da organização e preenchidos com trabalhos de escritório em curso;
• documentos com prazo de armazenamento temporário (mais de 10 anos), bem como documentos de pessoal;
• documentos de armazenamento permanente e de pessoal relacionado com as atividades das organizações antecessoras desta empresa;
• fundos pessoais de cientistas e artistas relacionados a esta organização.

O VA também pode armazenar cópias de documentos valiosos, publicações impressas e de referência necessárias para o trabalho.

As principais tarefas do VA incluem:

realização de atividades para completar o fundo;

armazenamento e contabilização de unidades de fundos;

fornecer acesso a dados e trabalhar com documentação;

trabalho metodológico e controle do fluxo documental.

Arquivo departamental unido

Dependendo das necessidades atuais de gestão documental da empresa, a transferência dos processos para o arquivo departamental unificado (UDA) pode ser realizada 2 a 3 anos após a sua conclusão.

Caso haja necessidade de aceitar casos de outras organizações para a OBA, então, além do inventário padrão, é necessário elaborar um ato de entrega de materiais. O ato deve registrar o fato da transferência dos processos, bem como todo o aparato contábil e de referência (índices, fichas, planilhas e arquivos do fundo).

O preenchimento de documentos contábeis é o procedimento final para aceitação de documentos comerciais na OVA.

Uma situação bastante comum é quando nem todos os casos do OVA são transferidos para o armazenamento estatal. A circulação de documentos é realizada pela Administração do Estado. Nesse caso, são considerados os materiais que estão no arquivo como parte de diferentes fundos.

Documentos da AF da Federação Russa podem ser armazenados no OVA. Ao mesmo tempo, estão sujeitos à contabilidade estatal centralizada. O cartão do fundo é um meio de realizar essa contabilidade.

Se o OVA contiver papéis comerciais de vários fundos diferentes, será necessário criar uma lista de fundos e um Livro de contabilização de recebimentos e alienações de unidades de fundos.

Os principais objetivos do OVA são:

1. fornecer aos gestores e divisões estruturais da empresa as informações necessárias e atender aos pedidos dos dados solicitados;
2. garantir o atendimento das solicitações sociais e legais;
3. trabalhar no suporte informativo dos eventos culturais e educativos da empresa;
4. fornecer aos funcionários que trabalham na sala de leitura do OVA as fontes de informação necessárias.

Processo de recrutamento para o governo arquivos e OVA têm muito em comum. Consiste na identificação dos recursos de aquisição, na elaboração de uma lista de papéis comerciais passíveis de colocação no Arquivo do Estado e na aceitação da documentação no arquivo. Os trabalhos de formação do OVA deverão ser realizados com o auxílio e orientação de especialistas do GAS.

Leia também:

Regras básicas de arquivos departamentais

As regras VA estão em estreita interação com as funções desta estrutura:

1. Aquisição do fundo, aceitação de papéis comerciais das divisões estruturais da empresa e outras estruturas subordinadas. Realização de avaliação anual do valor da documentação localizada no OVA. Efetuar a seleção dos papéis comerciais para posterior armazenamento e seu devido registro.
2. Garantir a preservação adequada dos componentes do fundo, manter as condições de temperatura e umidade exigidas e as condições sanitárias e higiênicas exigidas. Organizar registros de documentação, verificar a disponibilidade de caixas, desinfetar prontamente documentos, realizar trabalhos de restauração e topografia, preparar-se para a transferência de caixas para armazenamento estatal.
3. Garantir a capacidade de utilização de documentos, informar a gestão e os colaboradores sobre a composição dos dados contidos nos ficheiros e satisfazer os pedidos relevantes das organizações e dos cidadãos.
4. Acompanhar o trabalho dos serviços de escritório e prestar-lhes a assistência necessária. Compile uma lista de casos e participe dos trabalhos das comissões de especialistas. Verifique a conformidade do registro do caso com as normas e regras vigentes, verifique o trabalho arquivos localizados em estruturas subordinadas.

Uma lista mais detalhada das funções do OVA é apresentada nas “Regras Básicas para o Funcionamento dos Arquivos Departamentais”.

Armazenamento de documentos em arquivos departamentais

Para garantir condições adequadas de armazenamento de documentos no VA, é necessário realizar um conjunto de procedimentos que visam a criação de condições adequadas, o cumprimento dos regimes regulamentares e a organização da devida segurança da documentação, excluindo a possibilidade de acesso não autorizado ou perda de dados. , bem como manter os suportes de informação (papel ou electrónicos) em óptimas condições físicas.

O VA deve ser dotado de um edifício construído especificamente ou convertido ou de instalações isoladas.

É proibida a designação de locais com alto índice de umidade, mal ventilados e sem aquecimento, bem como edifícios em ruínas para VA. Incluem também caves e sótãos e instalações localizadas junto a armazéns alimentares, estabelecimentos de restauração, bem como organizações envolvidas no armazenamento, produção ou utilização de produtos químicos e explosivos.

A organização que cria o AI deve ter:

1. instalação de armazenamento para coleções de arquivos;
2. sala especial para organização de recepção, armazenamento temporário e aclimatação de papéis comerciais;
3. salas especiais para trabalho de pesquisadores;
4. salas separadas e isoladas do armazenamento para funcionários da VA.

As instalações alocadas para colocação de VA devem atender aos seguintes requisitos:

a passagem principal entre as fileiras de racks deve ser de 120 cm;

a distância entre os racks deve ser de 75 cm;

a parede externa do edifício e as estantes paralelas a ela devem estar a uma distância de 75 cm;

a extremidade do gabinete ou rack deve ficar a uma distância de 45 cm da parede externa;

A prateleira inferior do rack deve estar a uma altura não inferior a 15 cm do chão.

A forma de armazenamento de documentos nas prateleiras são caixas ou maços. É estritamente proibido armazenar documentos comerciais no chão ou no peitoril das janelas.

Se a parede da sala tiver janela, os racks devem ser instalados perpendicularmente a ela. A distância das janelas e radiadores do aquecimento central deve ser de pelo menos 0,6 m, não sendo permitida a colocação de armários e estantes perto de paredes e radiadores.

Os aparelhos de referência científica do VA e os documentos contabilísticos devem ser guardados em cofres e armários metálicos especialmente adquiridos para o efeito. Estas medidas são fornecidas para evitar perdas, danos ou acesso não autorizado aos dados.

A Lei Federal “Sobre Arquivamento na Federação Russa” estabelece prazos para armazenamento departamental de documentos. Antes de entrarem no armazenamento estadual ou municipal, os documentos arquivísticos são armazenados em arquivos departamentais, de acordo com os prazos estabelecidos em lei. Assim, o armazenamento departamental de documentos é o armazenamento de documentos arquivísticos em arquivos departamentais antes de serem enviados para armazenamento estatal. Conclui-se que a principal e principal tarefa do armazenamento de documentos departamentais é a segurança do arquivo da organização antes da transferência direta para o armazenamento estatal.

A coleta de arquivos para armazenamento departamental de documentos, de acordo com a legislação vigente, é realizada com base em listas elaboradas pelos arquivos estaduais e municipais. As organizações não governamentais, bem como os particulares, são incluídos nestas listas separadamente com base em acordos.

Para determinar a lista mais completa de fontes de aquisição de arquivos departamentais, são identificadas todas as organizações que operam na zona de aquisição de arquivos. Depois disso, para organizar o armazenamento departamental de documentos, é necessário estabelecer contacto com todas estas organizações: estabelecer contactos comerciais, analisar a estrutura e funções. Para o armazenamento departamental de documentos, é muito importante conhecer a composição e funções dos arquivos de todas as organizações da região. Para tal, é efectuada uma análise escrupulosa dos relatórios de planeamento e outros documentos, são revistos inventários e listas de casos. Após a realização de todas estas atividades, chega-se à conclusão: é necessário ter armazenamento departamental de documentos desta organização. Dependendo dos documentos armazenados no arquivo departamental, é elaborado um passaporte do arquivo da organização. O passaporte de arquivo da organização inclui informações sobre as condições de armazenamento de documentos, o número de unidades de armazenamento, o pessoal do arquivo departamental, etc.

Um dos problemas mais importantes do armazenamento de documentos departamentais é a segurança desses mesmos documentos durante todo o período de armazenamento. Os requisitos para garantir a segurança dos documentos de arquivo departamental são regulamentados nas “Regras Básicas para o Funcionamento dos Arquivos Organizacionais”, aprovadas por decisão do Conselho do Rosarkhiv de 06/02/2002. Para resolver este problema, é necessário tomar medidas constantes para desenvolver e melhorar a base material e técnica dos arquivos. É necessário realizar reparos oportunos em edifícios, instalações de armazenamento e equipamentos de arquivo. O treinamento dos funcionários também desempenha um papel muito importante. Boas qualificações dos arquivistas e dos responsáveis ​​pelo trabalho de escritório e arquivos significam a fiabilidade e segurança dos documentos.

Como já ficou claro, a integralidade e a qualidade dos documentos recebidos para armazenamento estadual e municipal dependem diretamente da correta organização do armazenamento departamental de documentos. A certificação dos arquivos departamentais desempenha um papel muito importante neste contexto.

A documentação médica, especialmente a documentação primária, desempenha papel fundamental na relação jurídica entre o paciente e a organização médica, pois certifica fatos e eventos que refletem o andamento do diagnóstico, do tratamento e de outras atividades. A responsabilidade pelo armazenamento de documentação médica de acordo com o parágrafo 12, parte 1, artigo 79 da Lei Federal de 21 de novembro de 2011 nº 323-FZ “Sobre os fundamentos da proteção da saúde dos cidadãos na Federação Russa” é atribuída a um organização médica.

Conceito de documentação médica

De acordo com o artigo 1º da Lei Federal de 24 de dezembro de 1994 nº 77-FZ “Sobre o Depósito Obrigatório de Documentos”, documento é um meio tangível com informações nele gravadas em qualquer formato na forma de texto, gravação de som, imagem e (ou) uma combinação das mesmas, que contenha detalhes, permitindo a sua identificação, e se destine a ser transmitida no tempo e no espaço para fins de uso e armazenamento público.

A Lei Federal nº 323-FZ de 21 de novembro de 2011 “Sobre os fundamentos da proteção da saúde dos cidadãos na Federação Russa” não divulga o termo “documentação médica”.

De acordo com a ordem do Ministério da Saúde da Rússia datada de 22 de janeiro de 2001 nº 12 “Sobre a implementação do padrão da indústria “termos e definições do sistema de padronização em saúde”, documentos médicos são formas especiais de documentação mantidas por médicos pessoal, que regulamenta as ações relacionadas à prestação de serviços médicos.

Tipos de documentação médica

Atualmente, não foi adotado um ato normativo único que defina a lista de documentação médica.

O principal ato que estabelece os formulários de documentação médica é atualmente o Despacho do Ministério da Saúde da URSS de 4 de outubro de 1980 nº 1.030, que, no entanto, tornou-se inválido em 1988. Hoje, esta Ordem pode ser utilizada por organizações médicas de acordo com a recomendação do Ministério da Saúde e Desenvolvimento Social da Rússia (carta de 30 de outubro de 2009 nº 14-6/242888).

Em 9 de março de 2015, uma nova Ordem do Ministério da Saúde da Rússia datada de 15 de dezembro de 2014 nº 834n “Sobre a aprovação de formulários unificados de documentação médica usados ​​​​em organizações médicas que prestam cuidados médicos em ambiente ambulatorial e procedimentos para preenchê-los” entrou em vigor, atualizando diversas formas de documentação médica.

Algumas formas de documentação médica são estritamente regulamentadas não apenas pela ordem indicada do Ministério da Saúde da Rússia, mas também por outros regulamentos. Por exemplo, uma inserção no prontuário médico de um paciente ambulatorial (internado) ao usar métodos TARV (aprovado pela Ordem do Ministério da Saúde da Federação Russa de 30 de agosto de 2012, nº 107n).

Em geral, os registros médicos incluem: o prontuário de um paciente que recebe atendimento médico em ambiente ambulatorial; prontuário médico de paciente internado; prontuário de paciente com tuberculose; prontuário médico de paciente com doença sexualmente transmissível; história de nascimento; história de desenvolvimento do recém-nascido; cartão médico para interrupção da gravidez; cartão individual de gestante e parturiente; cartão de doador; cartão médico de estudante universitário; prontuário médico da criança; história do desenvolvimento infantil; prontuário do paciente odontológico; cartão individual de gestante e puérpera; vários tipos de atestados médicos, extratos de prontuários ambulatoriais, prontuários, encaminhamentos para UIT, etc.

Questões relacionadas ao conceito, status e tipo de documentação médica, formas de documentação médica são discutidas detalhadamente no artigo “Documentação médica: status e tipos”.

Procedimento para armazenar registros médicos

De acordo com o parágrafo 12 da parte 1 do artigo 79 da Lei Federal de 21 de novembro de 2011 No. 323-FZ “Sobre os fundamentos da proteção da saúde dos cidadãos na Federação Russa”, uma organização médica é obrigada a garantir o registro e armazenamento de documentação médica, incluindo formulários de notificação rigorosos.

Atualmente não existe um ato normativo único que defina o procedimento de armazenamento de prontuários médicos.

As regras sobre o procedimento de armazenamento de documentação médica constam de despachos separados sobre formulários contábeis. É interessante notar que o Procedimento para preenchimento do formulário de registro nº 025/U “Prontuário médico de paciente recebendo atendimento médico ambulatorial”, aprovado pela Portaria do Ministério da Saúde da Rússia de 15 de dezembro de 2014 nº. 834n, em contraste com as Instruções anteriormente válidas para preenchimento do formulário de registro nº 025/U- 04 “Prontuário médico de paciente ambulatorial”, aprovado por Despacho do Ministério da Saúde e Desenvolvimento Social da Rússia de 22 de novembro de 2004 nº 255 , contém muito menos informações sobre o procedimento de armazenamento deste documento (por exemplo, não há regra sobre o período de armazenamento deste documento após o falecimento do paciente). Paralelamente, o procedimento de preenchimento do formulário de registo n.º 025/U contém a disposição de que os cartões do registo de uma organização médica sejam agrupados de acordo com o princípio distrital. Os cartões dos cidadãos com direito a receber um conjunto de serviços sociais são marcados com a letra “2L”.

Emissão de documentação médica ao paciente

Ao armazenar a documentação médica, deve-se levar em consideração que de acordo com o disposto na Parte 4 do Artigo 22 e no Artigo 13 da Lei Federal de 21 de novembro de 2011 nº 323-FZ:

• a emissão de documentação médica ao paciente, a qual está registrada, é realizada mediante solicitação por escrito de seu ou de seu representante legal, se nelas contiver informações relativas à sua saúde, esta lhe será fornecida em cópias ou para revisão pessoal; retirada de documentação médica fora da organização médica não é permitida;
• A fim de respeitar o direito do paciente ao sigilo médico, a documentação médica é emitida a outras pessoas nos casos previstos na lei ou com o consentimento escrito do paciente.

O procedimento para armazenar documentação médica no arquivo

O Artigo 13 da Lei Federal de 22 de outubro de 2004 No. 125-FZ “Sobre Arquivamento na Federação Russa” consagra o direito das organizações de criar arquivos com a finalidade de armazenar documentos arquivísticos gerados no processo de suas atividades, inclusive para o finalidade de armazenamento e utilização de documentos arquivísticos que não pertençam ao patrimônio estadual ou municipal.

Os requisitos gerais para armazenamento, aquisição, registro e uso de documentos de arquivo são determinados pelos artigos 17 a 26 da Lei Federal de 22 de outubro de 2004 nº 125-FZ “Sobre Assuntos de Arquivo na Federação Russa”.

Em virtude da Parte 1 do Artigo 17 desta Lei Federal, as organizações são encarregadas de garantir a segurança dos documentos de arquivo durante os períodos de armazenamento estabelecidos pelas leis federais e outros atos jurídicos regulamentares da Federação Russa.

Quando uma organização médica é liquidada, os documentos médicos arquivísticos são transferidos para armazenamento no arquivo municipal (parte 10, artigo 23 da Lei Federal de 22 de outubro de 2004 nº 125-FZ).

Períodos de retenção estabelecidos para registros médicos

Os períodos gerais de armazenamento de documentação médica no arquivo são regulamentados pela Ordem do Ministério da Cultura da Federação Russa datada de 25 de agosto de 2010 nº 558 “Na aprovação da Lista de documentos arquivísticos de gestão padrão gerados no curso das atividades de órgãos estaduais, governos locais e organizações, indicando períodos de armazenamento”, bem como a Lista de documentos padrão, formada nas atividades de comitês estaduais, ministérios, departamentos e outras instituições, organizações, empresas, indicando períodos de armazenamento, aprovada pelo Arquivo Principal da URSS em 15 de agosto de 1988.

O principal ato que determina os prazos de armazenamento de documentação médica em uma organização médica é o Despacho nº 1.030, de 4 de outubro de 1980. Porém, conforme mencionado anteriormente, este despacho perdeu força e não é um ato normativo.

Os períodos de armazenamento da documentação médica também são regulamentados por atos regulamentares e jurídicos distintos no domínio da saúde. Por exemplo, o protocolo de autópsia patológico-anatômica é armazenado nos arquivos da organização médica em que a autópsia patológica é realizada, pelo período de armazenamento do prontuário de um paciente internado (prontuário de parto, prontuário de um recém-nascido , histórico de desenvolvimento infantil, prontuário médico de paciente ambulatorial) (formulário 013/u ) (cláusula 35 da Ordem do Ministério da Saúde da Rússia de 06.06.2013 nº 354n).

Além disso, para alguns tipos de documentação médica tal prazo não é estabelecido (por exemplo, prontuário médico de paciente em tratamento medicamentoso), porém, por analogia, conclui-se que o prazo de armazenamento desse documento médico é de 25 anos.

Em geral, estão atualmente estabelecidos os seguintes períodos de conservação de registos médicos:

Comissão de especialistas em trabalho com documentação médica arquivística

Ainda não foi desenvolvida uma lei departamental de saúde que estabeleça regras para o armazenamento e destruição de documentos médicos de arquivo. Neste caso, deve-se guiar-se por algumas disposições das Normas Básicas para Funcionamento dos Arquivos de uma Organização de 06/02/2002 e da Lista de Documentos Padrão gerados pelas atividades de comitês estaduais, ministérios, departamentos e outras instituições, organizações, empresas, indicando os períodos de armazenamento, aprovado pelo Arquivo Principal da URSS em 15/08/1988.

Para determinar o prazo de armazenamento dos documentos e selecioná-los para inclusão no arquivo médico, é realizado um exame do valor dos documentos. Esta questão é tratada por uma comissão permanente de peritos e verificação (EPC) criada em uma organização médica. O exame do valor dos documentos médicos em uma organização médica é realizado no momento da elaboração de uma nomenclatura de processos (trata-se de uma lista sistematizada dos nomes dos processos abertos no escritório da organização, indicando seus prazos de armazenamento, conforme formulário estabelecido) , no processo de formação dos processos e na preparação dos processos para transferência para o arquivo, bem como na preparação para a transferência dos processos para armazenamento permanente.

Com base nos resultados do exame do valor dos documentos, são elaborados inventários de arquivos de armazenamento permanente, inventários de armazenamento temporário (acima de 10 anos), bem como atos sobre a destinação para destruição de arquivos não passíveis de armazenamento.

O EPC está empenhado na destruição dos formulários de documentos médicos que contenham o ícone EPC nos documentos regulamentares que regem os períodos de armazenamento. Tais documentos regulatórios foram apresentados neste artigo.

Destruição de documentação médica de arquivo

Os documentos médicos são destruídos no final do prazo de armazenamento, bem como com base no exame do valor dos documentos, que revela documentos que não estão sujeitos a armazenamento. A destruição dos documentos médicos é efectuada por uma comissão (EPC), criada por ordem do chefe de uma organização médica. Com base nos resultados da destruição dos documentos médicos, é elaborado um ato, que deve indicar os documentos a serem destruídos, a forma de sua destruição, bem como a composição da comissão.

Responsabilidade por violações das regras de armazenamento de registros médicos

O artigo 13.20 do Código de Ofensas Administrativas da Federação Russa prevê a responsabilidade administrativa por violação das regras de armazenamento, aquisição, contabilidade ou uso de documentos de arquivo, com exceção dos casos previstos no artigo 13.25 do Código de Ofensas Administrativas de a Federação Russa, na forma de uma advertência ou imposição de uma multa administrativa aos cidadãos no valor de 100 a 300 rublos; para funcionários - de 300 a 500 rublos.

De acordo com o artigo 13.25, parte 2 do Código de Ofensas Administrativas da Federação Russa, por descumprimento da obrigação de armazenar documentos previstos na legislação sobre sociedades de responsabilidade limitada e nos regulamentos adotados em conformidade com ela e cujo armazenamento é obrigatório, bem como violação do procedimento estabelecido e dos termos de armazenamento de tais documentos , uma sociedade de responsabilidade limitada pode ser responsabilizada administrativamente na forma de multa administrativa a funcionários no valor de 2.500 - 5.000 rublos; para pessoas jurídicas - de 200.000 a 300.000 rublos.

Além disso, o Código Penal da Federação Russa (parte 1 do artigo 325 do Código Penal da Federação Russa) estabelece responsabilidade criminal pela destruição ou dano de documentos oficiais cometidos por interesse mercenário ou outro interesse pessoal, na forma de multa em no valor de até 200.000 rublos ou no valor do salário ou outra renda da pessoa condenada por um período de até dezoito meses, ou trabalho obrigatório por até 480 horas, ou trabalho correcional por até 2 anos, ou trabalho forçado por até 1 ano, ou prisão até 4 meses, ou prisão até 1 ano.

Os documentos transferidos para armazenamento no arquivo de uma organização estatal devem ser armazenados lá de acordo com os prazos estabelecidos pelo Governo da Federação Russa. Durante todo o período estabelecido de armazenamento de documentos no arquivo da organização, a organização do seu armazenamento deve ser assegurada de acordo com as regras estabelecidas, que incluem:

organização do registro de documentos do arquivo da organização;

garantir a segurança dos documentos de arquivo da organização, criando condições ideais de armazenamento, colocação racional de documentos e criação de um fundo de seguro;

criação de um aparelho de referência científica para os documentos do arquivo da organização;

organizar o uso de documentos do arquivo da organização;

organizar a transferência pelo arquivo da organização dos documentos do Fundo Arquivístico do Estado para armazenamento do Estado.

O principal documento que regula o trabalho do arquivo de uma organização são as Normas Básicas para o trabalho dos arquivos organizacionais, aprovadas por decisão da Diretoria do Rosarkhiv de 06/02/2002.

O documento especificado define os seguintes tipos principais de documentos contábeis do arquivo da organização:

o inventário como principal livro de referência arquivística, que é o principal documento contábil e o principal tipo de aparelho de referência científica e documento que permite a busca operacional dos casos;

livro de recebimento e descarte de documentos para registro de cada fato de recebimento e descarte;

folha de fundos para registro de alterações no nome da organização formadora de fundos, composição e grau de processamento dos casos;

sinais topográficos para determinar os endereços de armazenamento de arquivos específicos;

relatórios sobre a composição e o volume dos arquivos (unidades de armazenamento) armazenados no arquivo, cujos formulários são aprovados pelo Comitê Estadual de Estatística da Federação Russa;

atos que registrem todas as alterações na composição dos documentos armazenados e os resultados das verificações periódicas de disponibilidade e estado, cujos formulários são aprovados pelo Arquivo Federal;

o arquivo do fundo, que contém atos, cópias de relatórios estatísticos e outros documentos.

A segurança dos documentos de arquivo da organização é conseguida principalmente através do cumprimento de determinados requisitos relativos aos equipamentos de armazenamento de arquivos, cujas instalações devem ser separadas das salas de trabalho e protegidas do acesso de pessoas não autorizadas. As portas devem ser reforçadas adicionalmente. As janelas do primeiro andar do depósito de arquivo são dotadas de grades que abrem por dentro. As janelas devem ter vidros especiais, pintura ou cortinas duráveis. O armazenamento do arquivo não deve ser exposto à luz solar direta; as lâmpadas devem ser do tipo fechado. Os interruptores e painéis de segurança devem ser removidos da área de armazenamento.

PERGUNTAS DO TESTE:

1. Em folhas em branco (não em formulários) é impresso o seguinte:

Documentos preparados em conjunto com outras organizações - direitos. responder

Documentos destinados ao uso dentro do aparelho da instituição - resposta correta

Pedidos

1. Indique o número da resposta correta

Quem é responsável pela organização do trabalho de escritório?

1. secretário

2. serviço administrativo

3. departamento geral

4. gerente – resposta correta

2. Indique o número da resposta correta

1. em todos os documentos enviados

2. em letras

3. em cartas – respostas – resposta correta

3. Indique o número da resposta correta

O nome do tipo de documento é um detalhe obrigatório para:

1. cartas comerciais

2. para todos os documentos, exceto cartas - resposta correta

3. para todos os documentos

4. somente para pedidos e encomendas

4. Indique o número da resposta correta

As comissões podem ser:

1. todos os tipos de documentos

2. pedidos e cartas

3. atos – resposta correta

4. pedidos

5. Indique o número da resposta correta

Na ausência da pessoa cuja assinatura consta do documento, é permitido:

1. assinar o documento por outra pessoa com a preposição “para”

2. assinar o documento por outra pessoa, certificando-se de indicar a real posição de quem assinou o documento – resposta correta

3. assinar o documento por outra pessoa, colocando uma barra antes do título do cargo

6. Indique os números de respostas corretas

1. na parte superior central do formulário – resposta correta

2. no canto superior esquerdo – resposta correta

3. no canto superior direito

7. Complete a frase:

……………. é uma tecnologia moderna, cujos componentes são informações documentadas, pessoal, hardware e software, bem como procedimentos regulatórios estabelecidos para a formação e utilização de recursos de informação.