Офіс менеджер посадових обов'язків коротко. Посадова інструкція офіс-менеджера, посадові обов'язки офіс-менеджера, зразок посадової інструкції офіс-менеджера

Ця професія здебільшого пов'язана з торгівлею. Однак обов'язки офісу менеджера з продажу набагато ширші, ніж просто реалізація товарів. Насправді до списку обов'язків співробітника входить безліч паперової роботи: звіти, рахунки, робота з документами, аналіз минулих періодів реалізації та їх результатів.

Належить така професія до категорії фахівців. Відповідно, для роботи необхідно мати вища освітаабо неповна вища. Також необхідний робочий стаж у галузі реалізації не менше року. Усі робочі дії працівника відділу збуту мають відповідати нормам законодавства та вимог посадової інструкції.

У разі відсутності працівника на робочому місці на його посаду тимчасово призначається уповноважена особа. Таке призначення провадиться за коштами видання відповідного наказу.

Офіс менеджер з продажу - посадові обов'язки

Основним обов'язком співробітника є безпосередньо реалізація товару. Офіс менеджер з продажу займається пошуком потенційних клієнтів, веде з ними переговорний процес, обговорюючи всі моменти реалізації, включаючи ціни та умови постачання. Після вдалих переговорів, працівник відстежує всі етапи збуту товару: доставка та відвантаження продукції покупцю, а також своєчасну оплату товару клієнта.

До посадових обов'язків працівника відділу реалізації входять:

Пошук нових клієнтів;
Моніторинг потреб потенційних покупців;
Ведення звітності зі збуту;
Прийом та обробка замовлень від клієнтів;
Інформування клієнтів про майбутні зміни в асортименті або ціновій політиці товару;
Взаємодія з іншими відділами підприємства з досягнення цілей організації;
Брати участь у робочих нарадах.

Офіс менеджер з продажу також повинен вміти зацікавити клієнта у співпраці, та забезпечити максимально тривалу співпрацю з усією клієнтською базою

Чим керується у своїй діяльності офіс-менеджер з продажу?

У своїй трудовій діяльності працівник відділу збуту зобов'язаний дотримуватись законодавчих актів Російської Федерації, статуту компанії. Співробітник зобов'язаний дотримуватись у період своєї трудової діяльності:

правила внутрішнього розпорядку;
Політика конфіденційності;
Накази та нормативну документацію організації;
Правила своєї посадової інструкції.

Дотримання вищезгаданих пунктів гарантує успішну трудову діяльністьофіс менеджер.

Основні функції офіс менеджера з продажу

Основною метою роботи офіс-менеджера є максимальна кількість реалізованої продукції. Гарний співробітникповинен вміти організовувати ділові зустрічі, а також грамотно вести переговорний процес. Працівник повинен щомісяця складати план реалізації товару на наступний місяць та суворо дотримуватись цього документа. До основних функціональних обов'язків працівника належать:

Робота з клієнтами (організація переговорів, ділових зустрічей, підписання контрактів на постачання товару);
Утримання робочих відносин із клієнтами засобами зустрічей, телефонних переговорів, спілкування через інтернет;
Залучення нових клієнтів з метою збільшення обсягів продажів;
Здійснює регулярний аналіз ринку.

Також працівник веде документальні звіти з реалізованої продукції, стежить за клієнтської базою, регулярно оновлюючи інформацію у ній.

Права офіс менеджера з продажу

Працівник відділу реалізації має право отримувати всю необхідну інформацію в повному обсязі, яка необхідна для досягнення цілей компанії (зокрема конфіденційна інформація). Усі рішення, у межах своєї компетенції, працівник ухвалює самостійно.

Як і весь персонал, офіс менеджер з продажу має право на гідні умови праці для виконання посадових зобов'язань та збереження всієї документації. Такі вимоги можна пред'являти керівництву компанії.

Також працівник може надавати начальству організації власні плани оптимізації робочого процесу, пов'язані з пошуком клієнтів та збільшенням обсягів збуту.

За що може нести відповідальність офіс менеджер з продажу?

Відповідальність, що покладається на співробітника з реалізації товару, регламентується правилами посадових інструкцій:

недбале ставлення до трудової діяльності;
Несвоєчасне виконання робочих зобов'язань;
Повне невиконання покладених обов'язків;
порушення внутрішнього регламенту;
Порушення політики конфіденційності;
Порушення правил безпеки, пожежної дисципліни.

Професійні обов'язки офісу менеджера з продажу не сходяться тільки на одній реалізації товару. Це складна багаторівнева робота. Знання співробітника також повинні відповідати всім необхідним вимогам (знання основ оподаткування, маркетингу, ринкової економіки, юридичні аспекти професії тощо).

Посадова інструкціявідноситься до виду документів, які не обов'язкові до застосування, але при цьому широко поширені. Її основне завдання – ознайомити співробітника з переліком функцій, що входять до його компетенції, а також з його правами та відповідальністю.

Хто розробляє посадову інструкцію для офіс-менеджера

У багатьох підприємств написання документа входить у обов'язок або юриста, або секретаря організації, або начальника кадрового відділу. Але незалежно від того, хто зрештою займатиметься її формуванням, вона має бути засвідчена керівником підприємства.

ФАЙЛИ

Основні правила складання посадової інструкції

Оскільки у законодавстві немає такого поняття, як «посадова інструкція», немає і її затвердженого, єдиного для всіх зразка. Це означає, що підприємства та організації мають право користуватися найрізноманітнішими готовими шаблонамиінструкції або ж розробляти її на власний розсуд, виходячи з виробничих потреб.

Стандарт посадових інструкцій, що найчастіше вживаються в компаніях, включає кілька розділів:

"Загальні положення",
"Основні функції",
«Права»,
«Відповідальність»,

які іноді доповнюються такими параграфами як

"Умови роботи",
"Право підпису" і т.п.

Документ завжди пишеться в одному екземплярі. Якщо на підприємстві працює кілька співробітників за однією і тією ж спеціальністю, на кожного складається свій документ – щоб уникнути дублювання професійних обов'язків.

Посадова інструкція може бути написана як від руки (що в Останніми рокамитрапляється вкрай рідко), так і надрукована на комп'ютері. Але незалежно від способу оформлення вона має бути засвідчена «живими» підписами. При цьому засвідчувати печаткою документ не потрібно, оскільки він належить до внутрішнього документообігу організації.

Зміст посадової інструкції офіс-менеджера

Вгорі документа посередині пишеться його назвою із зазначенням посади, на яку він розробляється. Потім праворуч слід залишити кілька рядків для затвердження посадової інструкції керівником фірми: тут треба вписати його посаду, найменування компанії, прізвище, ім'я, по батькові, а також залишити рядок для підпису (з розшифровкою).

загальні положення

Наступний розділ відкриває основну частину інструкції. Він називається "Загальні положення"і насамперед у ньому вказується безпосередній керівник офіс-менеджера (без зазначення конкретних прізвищ). Далі вписується на основі якого документа відбувається призначення та звільнення співробітника, необхідна кваліфікація, рівень освіти, необхідний досвід роботи та стаж. Потім зазначається порядок заміщення офіс-менеджера в період відсутності його на робочому місці.

Трохи нижче перераховуються документи та нормативні акти, які мають враховувати офіс-менеджери у своїй роботі. Потім потрібно позначити всі закони та правила, з якими офіс-менеджер має бути ознайомлений: трудове, адміністративне та ін. види законодавства, накази, розпорядження керівництва, правила внутрішнього розпорядку та охорони праці тощо.

Посадові обов'язки офіс-менеджера

У другий розділ із найменуванням "Посадові обов'язки"вписуються конкретні обов'язки, що покладаються на офіс-менеджера (у чомусь вони схожі на функціонал секретаря). При цьому слід пам'ятати, що на різних підприємствах ці функції можуть дещо відрізнятися.

Важливий момент: перелік обов'язків повинен бути рівнозначний робочому часу співробітника, не слід перевантажувати його, ні залишати надто вільним.

Повноваження офіс-менеджера

В розділі «Права»слід визначити повноваження офіс-менеджера, у тому числі прописати ініціативи, які він може виявляти для максимально плідної та ефективної праці. Також тут необхідно зазначити можливість взаємодії з керівництвом підприємства та співробітниками інших підрозділів.

Відповідальність офіс-менеджера

Четвертий розділ «Відповідальність»чітко визначає ті порушення та провини, які спричиняють дисциплінарне покарання. Вказувати їх треба ретельно та точно, оскільки у разі виникнення конфліктів, які потребують вирішення в суді, ця частина документа може стати доказовою базою для тієї чи іншої сторони.

Насамкінець документ слід узгодити з відповідальним співробітником: для цього треба вписати його посаду, точну назву організації, повністю прізвище, ім'я, по батькові та передати йому на підпис.

Далі вносяться дані про сам офіс-менеджер: його прізвище, ім'я, по батькові, знову ж таки назву компанії, відомості з будь-якого документа, що засвідчує особу, підпис і дата ознайомлення з інструкцією. Особистий автограф підтверджуватиме те, що працівник згоден у наведеній в інструкції інформацією про посадові обов'язки та розуміє відповідальність за можливі порушення.

Насамкінець на документі ставиться резолюція керівника підприємства.

Офіс-менеджер здійснює повний контроль, прийом та підрахування всього обсягу документації, а також особистих заяв, які адресовані директору компанії. Після перевірки та підрахунку всіх примірників цей працівник повинен віднести їх на підпис.

Документаційне забезпечення відділення

Проставлення печатки з гербом усім договорах і наказах.
Здійснення роботи з різноманітною документацією, яка полягає у підготовці, погодженні проекту. Офіс-менеджер повинен не лише брати участь в оформленні та доповненні документації, а й доводити до відома співробітників її зміст, розшифровувати незрозумілі деталі та вміти пояснювати всі аспекти, про які люди можуть виникнути питання. Також іноді цей співробітник повинен вести статистику виконання та ефективності різних нововведень, якщо цього вимагає керівництво.
Повне оформлення всієї кореспонденції. Офіс менеджер взаємодіє з листами, повідомленнями та повідомленнями. Він зобов'язаний прийняти та зареєструвати інформацію у повному обсязі, а потім передати адресату. При необхідності він додає інформацію до звітної документації, а в деяких випадках здійснює її збирання та зберігання, а також несе відповідальність за конфіденційність і збереження всієї документації.

Додаткові обов'язки

Надсилання та гарантія отримання документації за електронними та поштовими адресами, а також розпорядження та курування кур'єрської доставки.
Присутність на нарадах з метою записування або зйомки всіх подій, що відбуваються на них, а також оформлення отриманих даних у найкращому вигляді, їх передача посадовим особам
Оформлення за попереднім наказом довіреностей на посадових осіб, які дозволяють їм отримувати певну кореспонденцію або здійснювати інші дії.
Здійснення робіт з копіювання та розмноження документації у друкованому вигляді, а також контроль за збереженням та правильним розподілом усіх екземплярів.
Підготовка проектів та шаблонів листів, якщо надходить розпорядження генерального директора. Також до обов'язків офіс-менеджера входить формування та відправлення різних запитів, якщо це необхідно та істотно впливає на діяльність компанії.
Друк службових матеріалів, а також формування бази даних, її розподіл та розширення новими підрозділами.

Обов'язки, схожі на роботу секретаря

Постійне перебування на робочому місці з метою своєчасного прийому дзвінків, запису всіх отриманих даних або переведення виклику на телефони тих працівників, яким він призначений.
Фіксування інформації, яка направлена особисто генеральному директору, її запис у цілісному вигляді, подальше зберігання та передача.
Підготовка заходів усередині компанії за дорученням генерального директора. Це стосується інформування працівників та організації приміщень, придбання необхідних предметів для повноцінного проведення нарад чи інших аналогічних заходів, що визначає посадова інструкція офіс-менеджера з продажу.

Важливі та невідкладні доручення

Організаторська діяльність на проектах, присвячених зустрічам клієнтів, гостей та відвідувачів компанії.
Замовлення квитків для поїздок співробітників, бронювання готельних номерів, стеження за перебігом відряджень, своєчасне реагування на повідомлення про незручності в дорозі або ускладнення, виправлення неполадок, а при необхідності сповіщення про проблеми інших співробітників або генерального директора.

Дії всередині офісу

Своєчасне замовлення води для можливості її вживання всіма співробітниками у будь-якій кількості.
Щокварталу слід здійснювати замовлення канцелярії. Для цього офіс-менеджер проводить опитування співробітників та огляд робочих місць для виявлення недоліків у певних речах, а згодом проводить закупівлю всіх деталей. Це передбачають посадові інструкції офіс-менеджера.
Оформлення підписки на ділові або наукові видання, які необхідні розвитку компанії чи конкретних співробітників, які побажали отримувати кореспонденцію робочому місці.
Прийом та оформлення заявок на оплату рахунків з оренди приміщень, а також усіх платіжних документів щодо оплати комунальних рахунків, що визначає посадова інструкція офіс-менеджера з функціями бухгалтера.
Організація заходів безпеки, що стосуються як роботи співробітників, так і відповідної техніки на виробництві, контролю над їх дотриманням.

Офіс-менеджер контролює роботу деяких працівників

До обов'язків офіс-менеджера входить контроль за діяльністю таких співробітників:

Водiя. При взаємодії з цим працівником офіс-менеджер повинен приймати та вести облік усіх заявок, які визначають необхідність використання машини, а також формувати графік та швидкість функціонування служби доставки.
Кур'єрів.
Прибиральниці.

Обов'язки офіс-менеджера як учасника трудового колективу

Виконувати призначені йому обов'язки сумлінно, не відступати від внутрішнього розпорядку колективу, норм трудового права, і навіть морально-етичних принципів. Це визначають посадові інструкції офіс-менеджера.
Дотримуватись трудової дисципліни та всіх приписів, які складені та озвучені керівництвом компанії.
Своєчасно та неухильно дотримуватись усіх розпоряджень, що надходять від адміністрації та керівника, який постійно оформлює та доносить до офіс-менеджера список його обов'язків та необхідні дії на кожен день, що передбачає посадова інструкція офіс-менеджера відділу продажу.
Використовувати все відведений працювати час для сумлінної праці, не відступаючи від своїх обов'язків.
Виконувати всі завдання у встановлені термінита з належною якістю. Часто, крім здійснення трудової діяльності, офіс-менеджер змушений займатися складанням звітної документації, тому необхідно завжди вести облік виконаних справ і записувати їх у встановленому порядку, що наказує посадова інструкція офіс-менеджера з функціями кадровика.

Важливі обов'язки

Займатися прибиранням з метою збереження свого робочого місця в чистоті та порядку. Також офіс-менеджер веде контроль за своєчасним прибиранням службових приміщень. Він змушений контролювати дотримання порядку зберігання звітної та проектної документації, за необхідності самостійно систематизувати всі матеріали. Це визначають посадові інструкції офіс-менеджера.
Акуратно та ефективно застосовувати надану оргтехніку, комп'ютери, будь-які інші пристрої. направляючи їхню роботу лише з мети підприємства, не здійснюючи особисті справи через техніку, що надана компанією. Так чинити наказує посадова інструкція секретаря офіс-менеджера.
Економно та з користю витрачати надані матеріали та інші ресурси, застосовувати їх лише для користі фірми та досягнення високих результатів від власної трудової діяльності та роботи інших працівників підприємства. Посадова інструкція офіс-менеджера, зразок якої показує всі розпорядження щодо роботи даного співробітника, підтверджує, що він повинен не просто працювати, а й приносити максимальну користь компанії.
Дотримуватись та стежити за виконанням норм та приписів з охорони праці, забезпечення безпеки на робочому місці для кожного співробітника, що визначає посадова інструкція офіс-менеджера з функціями секретаря.
Не застосовувати для здійснення публіцистичних або наукових публікацій, виступів відомості, які отримані в силу службового становища, під час перегляду документів, що є власністю компанії. Не можна використовувати інформацію, розголошення якої може спричинити матеріальну шкоду для компанії або зіпсувати її репутацію. Це передбачають посадові інструкції офіс-менеджера.

Права

Отримувати інформацію, а також конфіденційні дані для необхідних дій у рамках службових повноважень та керівництва начальства.
Вимагати від різних співробітників доопрацювання або переробки документів, які були оформлені з помилками, містять неправильну інформацію.
Здійснювати контроль та підтвердження документів у межах власної компетенції та призначених керівниками повноважень.
Представляти начальству вимоги щодо покращення умов для самостійної роботи, а також трудової діяльності інших працівників. Офіс-менеджер може вносити пропозиції не лише щодо діяльності конкретного працівника чи відділу, а й щодо роботи всієї компанії.
Вимагати надання належних умов для забезпечення збереження всіх документів та можливості гарантувати конфіденційність інформації та дій, що здійснюються, якщо їх необхідно приховати від конкурентів.
Приймати рішення щодо діяльності певних людей у компанії в рамках власної компетенції та довірених повноважень.
Розподіляти фінансові чи посадові заохочення, а також застосовувати покарання до тих працівників, які підпорядковуються офіс-менеджеру. Для здійснення цих дій необхідний попередній дозвіл генерального директора.

Офіс-менеджер зобов'язаний чітко та правильно виконувати свої обов'язки, здійснювати діяльність на благо компанії. Всю роботу він робить для того, щоб систематизувати та спростити діяльність інших співробітників, а також донести до відома генерального директора або його заступника успіхи чи помилки у роботі інших співробітників.

Чим офіс-менеджер відрізняється від секретаря і які управлінські функції він володіє, відображено в посадовій інструкції. Про що часто забувають при її складанні, розповімо у статті.

Зі статті ви дізнаєтесь:

Чи потрібно розробляти посадову інструкцію офіс-менеджера

Оскільки посадові інструкції не належать до документів, обов'язкова наявність яких встановлюється законом, не всі роботодавці вважають за необхідне їх розробку. Вони пояснюють це тим, що трудова функція працівника може бути докладно обумовлена і .

НЕ пропустіть: головний матеріалмісяця від провідних фахівців Мінпраці та Роструду

Повний довідник посадових інструкцій з усіх галузей діяльності.

Але, як показує практика, саме посадова інструкція, оформлена та затверджена відповідно до вимог законодавства, є нормативним документом, за допомогою якого можна:

встановити працівникам, які обіймають ту чи іншу посаду, конкретний перелік обов'язків;
визначити права на кожну з посад та відповідальність за невиконання встановлених трудових обов'язків;
розподілити рівномірно навантаження на працівників та виключити дублювання функціоналів;
встановити критерії та вимоги, за якими можна оцінити трудову діяльність кожного працівника;
визначити, наскільки працівник відповідає посаді і, якщо він не справляється з обов'язками, перевести на іншу посаду або .

У разі, коли функціонал працівника описаний у трудовому договорі, будь-які його зміни вимагатимуть узгодження працівника та укладання додаткової угоди. Підписувати зі співробітником додаткову угоду буде потрібно і в тому випадку, коли посадова інструкція буде оформлена як додаток до трудового договору.

Зверніть увагу! В інтересах роботодавця, щоб офіс-менеджера була оформлена як самостійний регламент, до якого можна вносити актуальні зміни, що не потребують узгодження із працівником.

Завдяки посадовій інструкції, яку необхідно скласти з урахуванням специфіки не лише посади, а й конкретного робочого місця, працівник чітко розумітиме:

які знання і навички він повинен володіти, щоб відповідати займаній посаді;
що саме входить до нього посадові обов'язки;
якими законами та іншими нормативними актамивін має керуватися у своїй діяльності;
які права за своєю посадою він має і як він може ними користуватися;
яку відповідальність несе за невиконання вимог посадової інструкції.

Які розділи містить посадова інструкція офіс-менеджера

Для кращого сприйняття текст будь-якої посадової інструкції необхідно структурувати. Як правило, цей документ складається з наступних розділів:

Загальні положення;
Кваліфікаційні вимоги;
Обов'язки з посади;
Права працівника;
Відповідальність.

При цьому перелік кваліфікаційних вимог до посади може бути одним із пунктів розділу "Загальні положення", а може бути виділений і в окремий розділ, це не принципово.

У розділі «Загальні положення» доцільно перерахувати нормативні акти, якими повинен керуватися співробітник, який займає посаду офіс-менеджера, визначити порядок його призначення.

Встановлюючи кваліфікаційні вимоги, можна використовувати як основу єдиний кваліфікаційний довідник та « Спеціаліст з організаційного та документаційного забезпечення управління організацією». Окрім загальних вимог до досвіду та кваліфікації, офіс-менеджеру, зокрема, знадобиться:

знання основ діловодства, юриспруденції, психології;
вміння працювати з конфіденційною інформацією та зберігати її;
лідерські якості;
навички ведення переговорів;
вміння працювати в умовах багатозадачності;
стресостійкість та вміння дозволяти конфліктні ситуації;
організаторські здібності; вміння делегувати повноваження.

Але, звичайно, основна частина офіс-менеджера - це опис його посадових обов'язків.

Обов'язки офіс-менеджера

Посадові обов'язки офіс-менеджера можуть відрізнятися залежно від потреб конкретної організації. Офіс-менеджер у маленькій фірмі, швидше за все, виконуватиме як власні завдання з управління поточною роботою офісу, так і обов'язки секретаря та . У великій компанії офіс-менеджер може займатися лише адміністративним супроводом роботи офісу, тоді як секретарську роботу виконуватимуть окремі співробітники.

Тому при розробці посадової слід насамперед визначитися, які завдання актуальні для покладання на офіс-менеджера саме у вашій компанії.

Традиційно офіс-менеджер виконує такі функції:

забезпечує відкриття та закриття офісу у встановлений годинник,
розподіляє телефонні дзвінки,
організовує прийом відвідувачів в офісі,
забезпечує підготовку офісних заходів (нарад, засідань, конференцій),
координує роботу офісу та його співробітників,
здійснює оперативне керівництво адміністративним персоналом,
контролює поточне діловодство,
за дорученням керівника готує листи, накази, протоколює наради,
стежить за матеріальним забезпеченням роботи офісу: контролює наявність канцелярських товарів та витратних матеріалів, робочий стан техніки, замовляє воду тощо.

Незважаючи на відсутність посади офіс-менеджера у разі бажання конкретні трудові функції та дії можуть бути запозичені з нього.

Нагадаємо, що для розглядуваної посади застосування профстандарту та приведення найменувань посад у відповідність до нього не є обов'язковим. Тому обов'язки офіс-менеджера за необхідності можуть бути включені різні обов'язки аж до віднесених до функцій .

Завантажте документи на тему

Посадова інструкція офіс-менеджера

Посадова інструкція офіс-менеджера складається з розділів, що зазвичай включаються в такий документ:

загальні положення, в яких відображаються:
порядок призначення на посаду,
підпорядкування офіс-менеджера;
кваліфікаційні вимоги (рівень освіти, досвід роботи),
перелік документів, знання яких необхідне заміщення посади;
посадові обов'язки, які включають:
сам перелік посадових обов'язків співробітника,
знання, вміння та навички, необхідні для їх виконання;
права офіс-менеджера;
відповідальність працівника.

Якщо це прийнято в організації, до посадової інструкції можна включити та інші розділи: зв'язки з посади, взаємодію зі структурними підрозділами, порядок перегляду посадової інструкції та інші.

дорученням працівнику додаткової роботи чи покладання нею функцій секретаря гаразд (Ст. 60.2 ТК РФ).

Звертаємо увагу, що при виборі другого варіанту працівнику необхідно буде встановити доплату. Її розмір визначається за згодою з працівником (ст. 151 ТК РФ).

Однак плюсом цього варіанта є можливість будь-якої миті відмовитися від даного доручення, Для чого необхідно лише попередити працівника за 3 робочі дні. Це може бути більш зручним для компанії, що розвивається, оскільки згодом може бути прийняте рішення про прийняття на посаду секретаря окремого працівника.

Також можливе оформлення внутрішнього сумісництва. Для цього полягає окремий .

Посадова інструкція офіс-менеджера створюється роботодавцем для упорядкування трудових взаємин. Документ містить вимоги до кваліфікації працівника, порядок призначення, звільнення його з посади, функціональні обов'язки, права, відповідальність працівника.

Зразок типової посадової інструкції офіс-менеджера

І. загальні положення

1. Офіс-менеджер безпосередньо підпорядковується генеральному директору.

2. Призначення чи звільнення з посади офіс-менеджера провадиться наказом генерального директора.

3. На посаду офіс-менеджера призначається особа, яка має освіту не нижчу за середню спеціальну, досвід роботи на аналогічній посаді не менше одного року, знання діловодства, навички поводження з пакетами прикладних програм, оргтехнікою.

4. У період відсутності офіс-менеджера права, функціональні обов'язки, відповідальність переходять до іншої посадової особи, про що повідомляється у наказі по установі.

5. Офіс-менеджер керується у своїй діяльності:

правилами внутрішнього трудового розпорядку, Статутом та іншими нормативними актами підприємства;
законодавством РФ;
даною посадовою інструкцією;
наказами та розпорядженнями керівництва.

6. Офіс-менеджер повинен знати:

громадянське, трудове право РФ;
порядок укладання договорів;
правила оформлення документації;
норми охорони праці, протипожежного захисту, техніки безпеки, виробничої санітарії;
звітні документи, ухвалені в установі;
норми ділового спілкування та етикету.

ІІ. Посадові обов'язки офіс-менеджера

Офіс-менеджер виконує такі посадові обов'язки:

1. Реєструє, надсилає службову інформацію генеральному директору, співробітникам компанії.

2. Здійснює комунікацію за допомогою телефону та інших засобів зв'язку.

3. Реалізує документообіг організації. Реєструє, веде облік, зберігання вхідної кореспонденції, архівування документів.

4. Виконує копіювальні, розмножувальні роботи за дорученням генерального директора.

5. Розробляє проекти листів, запитів, інших документів, які стосуються діяльності установи.

6. Вносить інформацію до бази даних.

7. Здійснює дії з підготовки засідань, нарад за участю генерального директора.

8. Здійснює матеріальне, технічне забезпечення, оповіщення учасників про час, місце проведення заходів, порядок денний.

9. Забезпечує установу канцтоварами, витратними матеріалами, іншими встановленими товарно-матеріальними цінностями, що використовуються у діяльності організації. Здійснює їх прийом, облік, передачу, зберігання.

10. Вживає заходів щодо організації зустрічей, відряджень співробітників. Замовляє квитки на транспорт, орендує житлові та ділові приміщення.

11. Контролює стан оргтехніки, комунікацій.

12. Організовує проведення ремонтних робітта інших видів технічне обслуговуванняобладнання, що вийшло з ладу.

13. Приймає відвідувачів.

14. Надає консультації щодо встановлених питань.

15. Виконує службові доручення генерального директора у межах своєї компетенції.

ІІІ. Права

Офіс-менеджер має право:

1. Візувати документи у межах своєї компетенції.

2. Діяти самостійно у межах своєї компетенції.

3. Не виконувати свої посадові обов'язки у разі виникнення небезпеки для життя чи здоров'я.

4. Висувати вимоги до керівництва про створення умов виконання своїх повноважень, збереження матеріальних цінностей, документів.

5. Отримувати всю необхідну інформацію до виконання своїх посадових обов'язків.

6. Направляти раціоналізаторські пропозиції для вдосконалення діяльності установи та власної роботи.

7. Інформувати керівника про виявлені недоліки у діяльності організації, висувати пропозиції щодо їх ліквідації.

ІV. Відповідальність

Офіс-менеджер несе відповідальність за:

1. Порушення вимог керівних документів, які у організації.

2. Проведення несанкціонованого керівництвом подання інтересів установи.

3. Результати прийнятих рішень, своїх действий.

4. Заподіяння шкоди організації, її співробітникам, контрагентам, державі.

5. Неналежне виконання своїх посадових обов'язків.

6. Неправомірне поводження з особистою інформацією, розголошення комерційної таємниці, конфіденційних відомостей.

7. Порушення норм ділового спілкування та етикету.

8. Порушення вимог трудової дисципліни, правил внутрішнього трудового розпорядку, норм техніки безпеки, протипожежного захисту.

9. Надання явно недостовірної інформації.