Responsabilidades do trabalho do gerente de escritório brevemente. Descrição do trabalho de um gerente de escritório, responsabilidades do trabalho de um gerente de escritório, exemplo de descrição do trabalho de um gerente de escritório

Esta profissão está principalmente relacionada ao comércio. No entanto, as responsabilidades de um gerente de vendas de escritório são muito mais amplas do que apenas vender mercadorias. Na verdade, a lista de responsabilidades dos colaboradores inclui muita papelada: relatórios, faturas, trabalho com documentos, análise de períodos de implementação anteriores e seus resultados.

Esta profissão pertence à categoria dos especialistas. Assim, para trabalhar você deve ter ensino superior ou ensino superior incompleto. Também é necessário pelo menos um ano de experiência profissional no setor de vendas. Todas as ações de trabalho de um funcionário do departamento de vendas devem estar em conformidade com a lei e os requisitos da descrição do cargo.

Em caso de ausência do funcionário ao local de trabalho, uma pessoa autorizada é nomeada temporariamente para o seu cargo. Essa nomeação é feita mediante a emissão de um despacho apropriado.

Gerente de vendas de escritório - responsabilidades do trabalho

A principal responsabilidade do funcionário é vender diretamente a mercadoria. O gerente de vendas do escritório busca potenciais clientes, negocia com eles, estipulando todos os aspectos de implementação, incluindo preços e condições de entrega. Após negociações bem-sucedidas, o funcionário acompanha todas as etapas da venda dos produtos: entrega e envio dos produtos ao comprador, bem como o pagamento pontual da mercadoria do cliente.

As funções de um funcionário do departamento de vendas incluem:

Procurando novos clientes;
Acompanhamento das necessidades dos potenciais compradores;
Manutenção de relatórios de vendas;
Receber e processar pedidos de clientes;
Informar os clientes sobre futuras mudanças na gama de produtos ou política de preços;
Interação com outros departamentos da empresa para atingir os objetivos da organização;
Participe de reuniões de trabalho.

O gerente de vendas do escritório também deve ser capaz de interessar o cliente na cooperação e garantir a cooperação mais longa possível com toda a base de clientes

O que orienta o gerente de vendas do escritório em suas atividades?

Em suas atividades laborais, o funcionário do departamento comercial é obrigado a aderir aos atos legislativos Federação Russa, estatuto da empresa. O funcionário é obrigado a cumprir o seguinte durante o seu emprego:

Regras de ordem interna;
Política de Privacidade;
Pedidos e documentação regulatória da organização;
Regras da descrição do seu trabalho.

O cumprimento dos pontos acima garante o sucesso atividade laboral escritório do gerente.

Principais funções do gerente de vendas do escritório

O principal objetivo do trabalho do gerente de escritório é maximizar a quantidade de produtos vendidos. Bom funcionário deve ser capaz de organizar reuniões de negócios, bem como conduzir com competência o processo de negociação. O funcionário deve traçar um plano mensal de venda de mercadorias para o mês seguinte e cumprir rigorosamente este documento. As principais responsabilidades funcionais do funcionário incluem:

Atuação com clientes (organização de negociações, reuniões de negócios, assinatura de contratos de fornecimento de mercadorias);
Manter relações de trabalho com clientes através de reuniões, conversas telefônicas, comunicação via Internet;
Captação de novos clientes para aumentar o volume de vendas;
Realiza análises regulares de mercado.

O funcionário também mantém relatórios documentais sobre os produtos comercializados, monitora a base de clientes, atualizando regularmente as informações nela contidas.

Gerente de vendas do escritório de direitos

O funcionário do departamento de vendas tem o direito de receber na íntegra todas as informações necessárias para atingir os objetivos da empresa (incluindo informações confidenciais). O colaborador toma todas as decisões, dentro de sua competência, de forma independente.

Como todo o pessoal, o gerente de vendas do escritório tem direito a condições de trabalho dignas para cumprir as obrigações profissionais e manter a segurança de toda a documentação. Tais requisitos podem ser apresentados à administração da empresa.

Um funcionário também pode fornecer à gestão da organização seus próprios planos para otimizar o processo de trabalho relacionado à busca de clientes e ao aumento do volume de vendas.

Pelo que um gerente de vendas de escritório pode ser responsável?

A responsabilidade atribuída a um funcionário pela venda de mercadorias é regulada pelas regras de descrição de cargos:

Atitude negligente em relação ao trabalho;
Cumprimento tardio das obrigações laborais;
Incumprimento total das funções atribuídas;
Violação de regulamentos internos;
Violação da política de privacidade;
Violação das regras de segurança e disciplina contra incêndio.

As responsabilidades profissionais de um gerente de vendas de escritório não se concentram em apenas uma venda de mercadorias. Este é um trabalho complexo em vários níveis. O conhecimento do funcionário também deve atender a todos os requisitos necessários (conhecimento de noções básicas de tributação, marketing, economia de mercado, aspectos legais da profissão, etc.).

Descrição do trabalho refere-se ao tipo de documentos cujo uso não é obrigatório, mas são amplamente distribuídos. A sua principal tarefa é familiarizar o colaborador com o rol de funções da sua competência, bem como com os seus direitos e responsabilidades.

Quem desenvolve uma descrição de cargo para um gerente de escritório

Na maioria das empresas, a redação de um documento é responsabilidade de um advogado, ou do secretário da organização, ou do chefe do departamento de pessoal. Mas independentemente de quem estará envolvido na sua formação, ela deve ser certificada pelo chefe da empresa.

ARQUIVOS

Regras básicas para redigir uma descrição de cargo

Como não existe “descrição de cargo” na legislação, não existe uma amostra aprovada e uniforme para todos. Isto significa que as empresas e organizações têm o direito de utilizar uma ampla variedade de modelos prontos instruções ou desenvolvê-lo a seu critério, com base nas necessidades de produção.

O padrão de descrições de cargos mais utilizado nas empresas inclui várias seções:

« Disposições gerais»,
"Funções principais",
"Direitos",
"Responsabilidade",

que às vezes são complementados por parágrafos como

"Condições de trabalho",
“Direito de assinatura”, etc.

O documento é sempre redigido em uma via. Se uma empresa empregar vários trabalhadores na mesma especialidade, é elaborado um documento distinto para cada um deles, a fim de evitar duplicação de responsabilidades profissionais.

A descrição do trabalho pode ser escrita à mão (o que é últimos anosé extremamente raro) e impresso em um computador. Mas independentemente do método de registro, ele deve ser certificado por assinaturas “ao vivo”. Neste caso, não há necessidade de certificar o documento com selo, pois se trata do fluxo documental interno da organização.

Conteúdo da descrição do trabalho de um gerente de escritório

No topo do documento, no meio, está o seu nome, indicando o cargo para o qual está sendo desenvolvido. A seguir, à direita, você deve deixar algumas linhas para aprovação da descrição do cargo pelo responsável da empresa: aqui você precisa inserir o cargo, nome da empresa, sobrenome, nome, patronímico, e também deixar uma linha para assinatura ( com transcrição).

Disposições gerais

A próxima seção abre a parte principal das instruções. É chamado "Disposições gerais" e, em primeiro lugar, indica o supervisor imediato do responsável pelo escritório (sem indicar nomes específicos). Em seguida, é inscrito com base no documento em que ocorre a nomeação e demissão do trabalhador, as qualificações exigidas, o nível de escolaridade, a experiência profissional exigida e o tempo de serviço. Em seguida, é indicado o procedimento para substituição do gerente de escritório durante sua ausência do local de trabalho.

Listados abaixo estão os documentos e regulamentos que os gerentes de escritório devem levar em consideração em seu trabalho. Em seguida, é necessário identificar todas as leis e normas com as quais o gerente do escritório deve estar familiarizado: legislação trabalhista, administrativa e outros tipos de legislação, ordens, ordens de gestão, regulamentos internos e proteção trabalhista, etc.

Responsabilidades do trabalho de um gerente de escritório

Na segunda seção com o nome "Responsabilidades do trabalho" estão incluídas responsabilidades específicas atribuídas ao gerente de escritório (em alguns aspectos, são semelhantes à funcionalidade de uma secretária). Deve ser lembrado que essas funções podem diferir ligeiramente em diferentes empresas.

Um ponto importante: a lista de responsabilidades deve ser equivalente ao tempo de trabalho do funcionário; ele não deve ficar sobrecarregado ou deixado muito livre.

Poderes do gerente de escritório

No capítulo "Direitos" devem ser delineadas as competências do gestor de escritório, incluindo as iniciativas que pode tomar para um trabalho mais frutífero e eficiente. É necessário também indicar aqui a possibilidade de interação com a direção da empresa e funcionários de outros departamentos.

Responsabilidades do gerente de escritório

Quarta seção "Responsabilidade" define claramente as violações e ofensas que implicam punição disciplinar. Devem ser indicados com cuidado e precisão, pois em caso de conflitos que requeiram resolução judicial, esta parte do documento pode servir de base probatória para uma ou outra parte.

Por fim, o documento deve ser acordado com o funcionário responsável: para isso, é necessário inserir o cargo, o nome exato da organização, sobrenome completo, nome, patronímico e entregá-lo para assinatura.

A seguir, insira os dados do próprio gerente do escritório: sobrenome, nome, patronímico, novamente o nome da empresa, informações de qualquer documento de identificação, assinatura e data de leitura das instruções. Um autógrafo pessoal confirmará que o funcionário concorda com as informações sobre as responsabilidades do trabalho fornecidas nas instruções e compreende a responsabilidade por possíveis violações.

No final do documento está escrita a resolução do chefe da empresa.

O gerente do escritório realiza controlo total, recebendo e contabilizando todo o volume de documentação, bem como declarações pessoais dirigidas ao diretor da empresa. Após conferência e contagem de todas as cópias, este funcionário deverá levá-las para assinatura.

Apoio documental ao departamento

Colocar um selo com brasão em todos os contratos e pedidos.
Realização de trabalhos com documentação diversa, que consiste na elaboração e aprovação do projeto. O responsável pelo escritório não deve apenas participar na preparação e adição da documentação, mas também levar o seu conteúdo ao conhecimento dos colaboradores, decifrar detalhes pouco claros e ser capaz de explicar todos os aspectos sobre os quais as pessoas possam ter dúvidas. Além disso, às vezes esse funcionário deve manter estatísticas sobre a implementação e eficácia de diversas inovações, se exigido pela administração.
Processamento completo de toda a correspondência recebida. O gerente do escritório interage com cartas, mensagens e notificações. Ele é obrigado a aceitar e registrar as informações na íntegra e depois transferi-las ao destinatário. Se necessário, ele acrescenta informações à documentação de relatório e, em alguns casos, as coleta e armazena, sendo também responsável pela confidencialidade e segurança de toda a documentação recebida.

Responsabilidades Adicionais

Envio e garantia de recebimento de documentação por e-mail e endereços postais, bem como solicitação e supervisão de entrega por correio expresso.
Participação em reuniões com o objetivo de registrar ou filmar todos os eventos nelas ocorridos, bem como registrar os dados recebidos em da melhor maneira possível, sua transferência para funcionários.
Execução, mediante ordem prévia, de procurações para funcionários, permitindo-lhes receber determinada correspondência ou praticar outros atos.
Realização de trabalhos de cópia e reprodução de documentação impressa, bem como fiscalização da segurança e correta distribuição de todas as cópias.
Elaboração de projetos e modelos de cartas caso seja recebido pedido do Diretor Geral. Além disso, as responsabilidades do gerente de escritório incluem a geração e envio de diversas solicitações, se necessário e que afetem significativamente as atividades da empresa.
Impressão de materiais de serviço, bem como formação de banco de dados, sua distribuição e ampliação com novas subseções.

Funções semelhantes às de uma secretária

Presença constante no local de trabalho para receber chamadas em tempo hábil, registrar todos os dados recebidos ou transferir a chamada para os telefones dos funcionários a quem se destina.
Registo da informação que é enviada pessoalmente ao Diretor Geral, registando-a na íntegra, posterior armazenamento e transmissão.
Preparação de eventos dentro da empresa em nome do Diretor Geral. Isto se aplica à informação dos funcionários e à organização das instalações, à aquisição dos itens necessários para reuniões completas ou outros eventos semelhantes, o que é determinado pela descrição do cargo do gerente de vendas do escritório.

Tarefas importantes e urgentes

Atividades organizacionais em projetos dedicados a reuniões de clientes, convidados ou visitantes da empresa.
Solicitar passagens para viagens de funcionários, reservar quartos de hotel, monitorar o andamento das viagens de negócios, responder oportunamente a mensagens sobre inconvenientes na estrada ou complicações emergentes, corrigir problemas e, se necessário, notificar outros funcionários ou o diretor geral sobre problemas.

Atividades dentro do escritório

Solicitação oportuna de água para que todos os funcionários possam utilizá-la em qualquer quantidade.
Os pedidos de papelaria devem ser feitos trimestralmente. Para isso, o gerente do escritório realiza uma pesquisa com os funcionários e fiscaliza os locais de trabalho para identificar deficiências em determinados itens e, posteriormente, adquire todas as peças. Isso é fornecido pela descrição do cargo do gerente de escritório.
Inscreva-se em negócios ou publicações científicas, necessários ao desenvolvimento da empresa ou para determinados colaboradores que pretendam receber correspondência no local de trabalho.
Recebimento e processamento de pedidos de pagamento de contas de aluguel de imóveis, bem como de todos os documentos de pagamento relativos ao pagamento de contas de serviços públicos, o que é determinado pela descrição do cargo de gerente de escritório com funções de contador.
Organização das medidas de segurança relativas ao trabalho dos colaboradores e aos equipamentos relevantes da produção, monitorizando o seu cumprimento.

Gerente de escritório supervisiona o trabalho de alguns funcionários

As responsabilidades do gerente de escritório incluem o monitoramento das atividades dos seguintes funcionários:

Motorista. Ao interagir com esse funcionário, o gerente do escritório deve aceitar e manter registros de todas as solicitações que predeterminem a necessidade de utilização da máquina, bem como criar cronograma e agilidade de funcionamento do serviço de entrega.
Correios.
Limpadores.

Responsabilidades de um gerente de escritório como membro da força de trabalho

Desempenhar de boa-fé as funções que lhe são atribuídas, não se desviando dos regulamentos internos da equipa, das normas do direito do trabalho, bem como dos princípios morais e éticos. Isso é determinado pela descrição do cargo do gerente de escritório.
Cumprir a disciplina trabalhista e todos os regulamentos elaborados e divulgados pela administração da empresa.
Cumprir tempestivamente e rigorosamente todas as ordens recebidas da administração e do gerente, que constantemente elabora e comunica ao gerente de escritório uma lista de suas responsabilidades e ações necessárias para cada dia, conforme previsto na descrição do cargo do gerente de escritório do Departamento de vendas.
Utilize todo o tempo destinado ao trabalho para um trabalho consciente, sem se desviar de suas próprias responsabilidades.
Conclua todas as tarefas em prazos e com qualidade adequada. Muitas vezes, além de realizar atividades de trabalho, um gerente de escritório é obrigado a preparar documentação de relatórios, por isso é sempre necessário manter registros das tarefas concluídas e anotá-las da maneira prescrita, conforme prescrito pela descrição do cargo de um gerente de escritório com as funções de oficial de pessoal.

Responsabilidades importantes

Faça limpeza para manter seu local de trabalho limpo e arrumado. O gerente do escritório também monitora a limpeza oportuna das instalações do escritório. Ele é obrigado a monitorar o cumprimento do procedimento de armazenamento de relatórios e documentação de projeto e, se necessário, sistematizar de forma independente todos os materiais. Isso é determinado pela descrição do cargo do gerente de escritório.
Use com cuidado e eficácia os equipamentos de escritório, computadores e quaisquer outros dispositivos fornecidos. direcionar seu trabalho apenas para os objetivos da empresa, sem realizar assuntos pessoais através dos equipamentos fornecidos pela empresa. Isso é o que prescreve a descrição do trabalho da secretária do gerente de escritório.
Utilizar os materiais e outros recursos fornecidos de forma econômica e lucrativa, utilizá-los apenas para o benefício da empresa e obter altos resultados no próprio trabalho e no trabalho dos demais funcionários da empresa. A descrição do cargo de gerente de escritório, cuja amostra mostra todos os requisitos para o trabalho desse funcionário, confirma que ele não deve apenas trabalhar, mas também trazer o máximo benefício para a empresa.
Cumprir e acompanhar a implementação das normas e regulamentos de proteção laboral, garantindo a segurança no local de trabalho de cada colaborador, o que é determinado pela descrição do cargo do gestor de escritório com funções de secretário.
Não use para fins jornalísticos ou publicações científicas, discursos, informações obtidas em virtude de posicionamento oficial e revisão de documentos de propriedade da empresa. Você não pode usar informações cuja divulgação possa resultar em danos materiais à empresa ou prejudicar sua reputação. Isso é fornecido pela descrição do cargo do gerente de escritório.

Direitos

Receber informações, bem como dados confidenciais para as ações necessárias no âmbito da autoridade oficial e sob orientação de superiores.
Exigir que vários funcionários revisem ou refaçam documentos que foram preenchidos com erros ou contêm informações incorretas.
Efetuar o controlo e confirmação de documentos no âmbito da sua competência e das competências atribuídas pelos gestores.
Apresentar exigências aos superiores para melhorar as condições de trabalho independente, bem como as atividades laborais dos demais colaboradores. O gerente do escritório pode fazer sugestões não só sobre as atividades de um determinado funcionário ou departamento, mas também sobre o trabalho de toda a empresa.
Exigir a disponibilização de condições adequadas para garantir a segurança de todos os documentos e a capacidade de garantir a confidencialidade das informações e ações tomadas caso necessitem ser ocultadas dos concorrentes.
Tomar decisões sobre a atividade de determinadas pessoas da empresa no âmbito das suas próprias competências e poderes que lhe são atribuídos.
Distribuir incentivos financeiros ou relacionados ao trabalho, bem como aplicar punições aos funcionários que se reportam ao gerente do escritório. Para a realização destas ações é necessária autorização prévia do Diretor Geral.

O gerente de escritório é obrigado a cumprir de forma clara e correta as suas funções e a realizar atividades em benefício da empresa. Faz todo o trabalho de forma a sistematizar e simplificar a actividade dos restantes colaboradores, bem como para chamar a atenção do director-geral ou do seu suplente para os acertos ou erros no trabalho dos restantes colaboradores.

A diferença entre um gerente de escritório e uma secretária e quais funções gerenciais ele desempenha são refletidas na descrição do cargo. O que muitas vezes é esquecido na hora de compilá-lo, contaremos no artigo.

Com o artigo você aprenderá:

É necessário desenvolver uma descrição de cargo para um gerente de escritório?

Como as descrições de cargos não estão entre os documentos exigidos por lei, nem todos os empregadores consideram necessário desenvolvê-las. Eles explicam isso pelo fato de que a função laboral do empregado pode ser especificada detalhadamente e .

Não perca: Material Principal meses dos principais especialistas do Ministério do Trabalho e Rostrud

Um diretório completo de descrições de cargos para todos os setores de atividade.

Mas, como mostra a prática, é a descrição do cargo, elaborada e aprovada de acordo com os requisitos da lei, que é um documento normativo com o qual você pode:

estabelecer uma lista específica de responsabilidades para os funcionários que ocupam determinado cargo;
determinar os direitos de cada cargo e a responsabilidade pelo descumprimento dos deveres oficiais estabelecidos;
distribuir a carga de trabalho de maneira uniforme entre os colaboradores e eliminar a duplicação de funções;
estabelecer critérios e requisitos pelos quais possa ser avaliada a atividade laboral de cada colaborador;
determinar a adequação do funcionário ao cargo ocupado e, caso não consiga cumprir suas funções, transferi-lo para outro cargo ou .

Caso a funcionalidade do funcionário esteja descrita no contrato de trabalho, quaisquer alterações exigirão a aprovação do funcionário e a celebração de um acordo adicional. Será necessária a celebração de um acordo adicional com o trabalhador, mesmo que a descrição do cargo seja elaborada em anexo ao contrato de trabalho.

Observação! É do interesse do empregador O gerente de escritório foi formalizado como um regulamento independente, no qual podem ser feitas alterações atuais que não exigem acordo com o funcionário.

Graças à descrição do cargo, que deve ser elaborada levando em consideração as especificidades não só do cargo, mas também do local de trabalho específico, o colaborador compreenderá claramente:

quais conhecimentos e habilidades ele deve ter para se qualificar para o cargo;
o que exatamente está incluído nele responsabilidades do trabalho;
quais leis e outras regulamentações devem ser orientadas em suas atividades;
quais direitos ele tem em sua posição e como pode usá-los;
qual a responsabilidade que ele assume pelo não cumprimento dos requisitos da descrição do cargo.

Quais seções contém a descrição do trabalho de um gerente de escritório?

Para melhor percepção, o texto de qualquer descrição de cargo deve ser estruturado. Normalmente, este documento consiste nas seguintes seções:

Disposições gerais;
Requisitos de qualificação;
Responsabilidades do cargo;
Direitos dos trabalhadores;
Responsabilidade.

Ao mesmo tempo, a lista de requisitos de qualificação para o cargo pode ser um dos itens da seção “Disposições Gerais”, ou pode ser separada em uma seção separada, isso não é importante.

Na seção “Disposições Gerais”, é aconselhável elencar os regulamentos que devem orientar o funcionário que ocupa o cargo de gerente de escritório e determinar o procedimento para sua nomeação.

Ao estabelecer requisitos de qualificação, você pode usar um único livro de referência de qualificação como base e « Especialista em suporte organizacional e documental para gestão organizacional.” Além dos requisitos gerais de experiência e qualificações, o gestor de escritório necessitará, em particular:

conhecimento dos fundamentos do trabalho de escritório, jurisprudência, psicologia;
capacidade de trabalhar com informações confidenciais e armazená-las;
habilidades de liderança;
habilidades de negociação;
capacidade de trabalhar em condições multitarefa;
tolerância ao estresse e capacidade de resolver situações de conflito;
habilidades organizacionais, capacidade de delegar autoridade.

Mas, claro, a parte principal gerente de escritório é uma descrição de suas responsabilidades profissionais.

Responsabilidades de um gerente de escritório

As responsabilidades profissionais de um gerente de escritório podem variar dependendo das necessidades de uma organização específica. Um gerente de escritório em uma pequena empresa provavelmente executará tanto suas próprias tarefas de gerenciamento do trabalho diário do escritório, quanto as funções de secretária e. Numa grande empresa, um gerente de escritório só pode cuidar do apoio administrativo do escritório, enquanto o trabalho de secretariado será realizado por funcionários individuais.

Portanto, ao desenvolver uma descrição de cargo Em primeiro lugar, você deve decidir quais tarefas são relevantes para serem atribuídas ao gerente de escritório da sua empresa.

Tradicionalmente, um gerente de escritório desempenha as seguintes funções:

garante que o escritório abra e feche em horários definidos,
distribui chamadas telefônicas,
organiza recepção de visitantes no escritório,
fornece preparação para eventos de escritório (reuniões, sessões, conferências),
coordena o trabalho do escritório e de seus funcionários,
realiza a gestão operacional do pessoal administrativo,
controla o trabalho atual do escritório,
em nome do gerente, prepara cartas, pedidos, elabora atas de reuniões,
monitora o suporte material do escritório: controla a disponibilidade de materiais de escritório e consumíveis, o estado de funcionamento dos equipamentos, encomenda água, etc.

Apesar da ausência do cargo de gerente de escritório, se desejado, funções e ações específicas podem ser emprestadas dele.

Lembramos que para o cargo em questão não é obrigatória a utilização do padrão profissional e a adequação dos cargos a ele. Portanto, as responsabilidades de um gerente de escritório, se necessário, podem incluir diversas responsabilidades até aquelas relacionadas a funções .

Baixe documentos sobre o tema

Descrição do trabalho para gerente de escritório

A descrição do trabalho de um gerente de escritório consiste em seções geralmente incluídas em tal documento:

disposições gerais que refletem:
procedimento de nomeação para um cargo,
subordinação ao gerente do escritório;
requisitos de qualificação (nível de escolaridade, experiência trabalhar),
lista de documentos cujo conhecimento é necessário para o preenchimento de uma vaga;
responsabilidades do trabalho que incluem:
a lista de responsabilidades profissionais do funcionário,
conhecimentos, competências e habilidades necessárias à sua implementação;
direitos de gerente de escritório;
Responsabilidade do Funcionário.

Se isso for aceito na organização, outras seções podem ser incluídas na descrição do cargo: comunicações por cargo, interação com divisões estruturais, procedimento para revisão da descrição do cargo, entre outros.

atribuir trabalho adicional a um funcionário ou atribuir-lhe as funções de secretário na forma (Artigo 60.2 do Código do Trabalho da Federação Russa).

Observe que ao escolher a segunda opção, o funcionário deverá estabelecer um pagamento adicional. Seu tamanho é determinado por acordo com o funcionário (artigo 151 do Código do Trabalho da Federação Russa).

Porém, a vantagem desta opção é a possibilidade de cancelar a qualquer momento. este pedido, para o qual basta avisar o funcionário com 3 dias úteis de antecedência. Isso pode ser mais conveniente para uma empresa em desenvolvimento, uma vez que posteriormente poderá ser tomada a decisão de contratar um funcionário individual para o cargo de secretário.

Também é possível arranjar um emprego interno de meio período. Para este efeito existe um separado .

A descrição do cargo de gerente de escritório é criada pelo empregador para agilizar as relações de trabalho. O documento contém requisitos para as qualificações do funcionário, procedimento de nomeação, demissão, responsabilidades funcionais, direitos e responsabilidades do funcionário.

Amostra de uma descrição de trabalho típica para um gerente de escritório

EU. Disposições gerais

1. O gerente de escritório reporta diretamente ao diretor geral.

2. A nomeação ou destituição do chefe de escritório é feita por despacho do diretor-geral.

3. É nomeado para o cargo de gestor de escritório aquele que possua pelo menos o ensino secundário especializado, pelo menos um ano de experiência em cargo semelhante, conhecimentos de trabalho de escritório e competências no manuseamento de pacotes de software de aplicação e equipamento de escritório.

4. Na ausência do chefe de escritório, os direitos, deveres funcionais e responsabilidades são transferidos para outro funcionário, conforme comunicado em despacho da instituição.

5. O chefe de escritório orienta-se na sua actividade por:

regulamentos trabalhistas internos, Estatuto e demais regulamentos da empresa;
legislação da Federação Russa;
esta descrição de trabalho;
ordens e instruções da administração.

6. O gerente do escritório deve saber:

direito civil e trabalhista da Federação Russa;
procedimento para celebração de contratos;
regras para preparação de documentação;
padrões de segurança do trabalho, proteção contra fogo, precauções de segurança, saneamento industrial;
documentos de prestação de contas aceitos pela instituição;
normas de comunicação empresarial e etiqueta.

II. Responsabilidades do trabalho de um gerente de escritório

O gerente de escritório desempenha as seguintes responsabilidades de trabalho:

1. Cadastra e envia informações oficiais ao diretor geral e funcionários da empresa.

2. Comunica-se por telefone e outros meios de comunicação.

3. Implementa o fluxo de documentos da organização. Registra, mantém registros, armazena correspondência recebida e enviada e arquiva documentos.

4. Executa trabalhos de cópia e duplicação em nome do Diretor Geral.

5. Elabora minutas de cartas, solicitações e outros documentos relacionados às atividades da instituição.

6. Insere informações no banco de dados.

7. Realiza ações para preparar reuniões e conferências com a participação do Diretor Geral.

8. Fornece suporte material e técnico e notifica os participantes sobre horário, local dos eventos e agenda.

9. Fornece à instituição artigos de papelaria, consumíveis e outros itens de estoque estabelecidos utilizados nas atividades da organização. Recebe, registra, transfere e armazena.

10. Toma medidas para organizar reuniões e viagens de negócios dos colaboradores. Reserva passagens de transporte, aluga instalações residenciais e comerciais.

11. Monitora as condições dos equipamentos e comunicações de escritório.

12. Organiza o evento trabalho de reparação e outros tipos Manutenção equipamento que falhou.

13. Recebe visitantes.

14. Fornece aconselhamento sobre questões identificadas.

15. Desempenhar as atribuições oficiais do Diretor Geral de sua competência.

III. Direitos

O gerente do escritório tem o direito:

1. Endossar documentos de sua competência.

2. Agir de forma independente dentro dos limites da sua competência.

3. Deixar de cumprir as suas funções profissionais se houver perigo para a vida ou a saúde.

4. Exigir à gestão a criação de condições para o exercício das suas atribuições, a segurança dos bens materiais e dos documentos.

5. Receba todas as informações necessárias para o desempenho de suas funções profissionais.

6. Enviar propostas de racionalização para melhorar as atividades da instituição e o próprio trabalho.

7. Informar o gestor sobre as deficiências identificadas nas atividades da organização, apresentar propostas para a sua eliminação.

4. Responsabilidade

O gerente de escritório é responsável por:

1. Violação dos requisitos dos documentos normativos adotados pela organização.

2. Realização de representação não autorizada dos interesses da instituição.

3. Resultados das decisões tomadas, ações próprias.

4. Causar danos à organização, aos seus funcionários, prestadores de serviços ou ao Estado.

5. Desempenho indevido de funções oficiais.

6. Tratamento ilegal de informações pessoais, divulgação de segredos comerciais, informações confidenciais.

7. Violação dos padrões de comunicação empresarial e etiqueta.

8. Violação dos requisitos de disciplina trabalhista, regulamentos trabalhistas internos, padrões de segurança e proteção contra incêndio.

9. Fornecer informações deliberadamente falsas.