Instruções: como organizar adequadamente o fluxo de documentos em uma organização orçamentária. Fundamentos teóricos da gestão documental e organização do trabalho de escritório

O sucesso de qualquer empresa reside na sua organização competente. Tanto a administração quanto outros funcionários precisam saber o que é trabalho de escritório. Quais são suas características e quais documentos são considerados importantes nas atividades da organização?

conceito

O que é trabalho de escritório? Qualquer empresa, qualquer que seja a forma de propriedade que tenha, opera com base em diversos valores mobiliários. São ordens, cartas, protocolos. Eles são classificados como documentos organizacionais e administrativos. O trabalho de escritório é denominado trabalho de criação de documentos, realizado de acordo com padrões geralmente aceitos.

Normalmente, as empresas contam com funcionários especiais trabalhando nesta área para isso. Em pequenas organizações, as funções de secretário podem ser atribuídas a qualquer funcionário. Se você decifrar a essência do conceito (o que é trabalho de escritório), a origem do termo ficará clara. Esta é a preservação de informações oficiais em um meio material.

Neste processo, é criado um documento organizacional e administrativo, através do qual ficam claras as demais ações. A própria palavra “trabalho de escritório” surgiu há muito tempo, mas só a partir de meados do século XX é que se tornou oficial.

Fundamentos

Existem noções básicas de trabalho de escritório e fluxo de trabalho para iniciantes. Graças a eles será possível aprender a organizar entidade todos os tipos. Este é um processo complexo no qual todos os funcionários da gestão estão envolvidos. Em um departamento eles preenchem e elaboram papéis e no outro monitoram sua movimentação.

Agora existe um sistema estadual unificado de trabalho de escritório, no qual estão indicadas todas as normas para a condução desta esfera. É importante controlar todas as etapas pelas quais os documentos precisam passar. Também é utilizada a norma estadual, que define as regras para a realização desses trabalhos.

Os fundamentos do trabalho de escritório e do fluxo de trabalho para iniciantes são necessários para unificar o preenchimento dos papéis. Isto é necessário para garantir a comparabilidade dos dados dentro de um país e na esfera internacional. Graças à padronização e unificação, não será possível perder muito tempo com relatórios, pois o procedimento de conhecimento dos papéis é simplificado. Um exemplo é um formulário com detalhes. São desenvolvidos para uma única instituição, país ou para vários estados. Os formulários atestam a responsabilidade da empresa. Antes da impressão em massa, é necessário verificar a ortografia correta dos dados.

O fluxo de documentos envolve o registro obrigatório de papéis necessários às atividades produtivas. A alfabetização de um funcionário está associada à correta distribuição dos documentos, seu cadastro e agrupamento. Agora estão sendo realizados vários seminários onde se falam sobre as técnicas e segredos desta profissão. Uma área muito procurada é a gestão de registros de pessoal, pois essa área envolve trabalhar com muitos documentos.

Esta área requer profissionais qualificados. Além do ensino básico, devem melhorar regularmente as suas qualificações e obter certificação. Os funcionários também precisam trabalhar com a esfera analítica. Os funcionários criam arquivos pessoais de pessoal, complementam e refinam informações.

Sua importante função é controlar a conformidade dos papéis com as normas legais. Os especialistas devem enviar em tempo hábil os documentos obsoletos para o arquivo, onde ficam armazenados para a hora certa geralmente não menos de 5 anos. As responsabilidades incluem o preenchimento de questionários utilizados para emprego, preparação de perguntas necessárias para a organização de uma entrevista.

Trabalho de escritório e fluxo de documentos

Em qualquer empresa você pode ouvir palavras como "trabalho de escritório" e "fluxo de documentos". O que é isso? Esse trabalho é realizado por secretárias, arquivistas, funcionários do departamento de pessoal. O trabalho de escritório é o registro de informações, a produção de documentos em papel e eletrônicos.

Desenvolve um fluxo de documentos. Este conceito é denominado movimento de uma ordem, uma carta desde a sua criação até a execução. Os documentos podem ser arquivados ou destruídos. No local de sua criação, o fluxo documental pode ser externo e interno. A fonte determina o caminho do pedido, pedido, carta.

Estágios

A manutenção de registos e a gestão de documentos baseiam-se em regras próprias. Eles devem ser observados para que a empresa seja legal. O fluxo interno de documentos é realizado com base nas seguintes etapas:

• Execução do projeto de documento.
• Coordenação.
• Assinatura do projeto.
• Atribuir data e número.
• Cadastro e atuação.
• Levando informações aos executores e controle.
• Cumprimento de encomendas.
• Formulação e armazenamento.
• Destruição ou transferência para o arquivo.

Por etapas, o fluxo de documentos externos é quase o mesmo, mas um pouco diferente. Os papéis são transferidos para a organização de fora. São emitidos por empresas a montante e a jusante, afiliadas, autoridades, tribunais e cidadãos. Eles devem ser registrados, o que confirma seu controle. Seguido de familiarização com eles e implementação. Se necessário, uma resposta será criada. Ao final, o papel é enviado para o arquivo ou destruído.

Tipos

Existem outros tipos de documentos:

• Ascendente - de funcionários a superiores.
• Descendente - dos gerentes aos funcionários.
• Horizontal - com posições iguais.

A movimentação dos artigos é registrada em periódicos especiais. Eles podem ser feitos em tipos diferentes, mas agora o mais popular é o gerenciamento eletrônico de documentos.

Processos judiciais

O que são processos judiciais? O processo judicial apresenta uma lista diferente de documentos e provas materiais. Graças ao seu armazenamento e movimentação adequados, o sistema de aplicação da lei funciona de acordo com a lei.

O trabalho judicial, em comparação com o trabalho organizacional, não é voluntário. É conduzido por pessoas autorizadas e seu trabalho é controlado. Também possui etapas, incluindo a destruição de papéis.

Trabalho de secretária

Muitos funcionários não conhecem os fundamentos do trabalho de escritório e do fluxo de documentos. Mas o secretário tem deveres profissionais. Estes colaboradores exercem a atividade principal de apoio documental à gestão.

Em termos de forma e funcionamento, uma instituição pode ser:

• Centralizado - as secretárias estão localizadas em um departamento e se reportam a um especialista sênior.
• Descentralizado - os funcionários estão distribuídos entre as divisões da empresa, portanto reportam aos seus superiores.
• Misturado.

Os princípios do fluxo de trabalho numa instituição são determinados pela forma do secretariado. Esses funcionários são responsáveis ​​pela papelada.

Instrução

Os princípios básicos do trabalho de escritório estabelecem que toda empresa deve ter ato normativo, que regulamenta a movimentação de documentação. A instrução de trabalho de escritório é denominada ato normativo interno da empresa, com base na ordem da administração.

O artigo tem validade indeterminada. Indica a origem do documento, lista os cargos cujas assinaturas são oficiais. A instrução inclui amostras de design, formulários, formulários.

Manutenção de registros

Os fundamentos do trabalho de escritório e do fluxo de trabalho na empresa permitem-lhe realizar esta atividade de forma adequada. Nas pequenas empresas, esse trabalho geralmente é realizado pelos funcionários ou por um gerente. Se tal obrigação não for considerada direta para o empregado e não estiver especificada no contrato de trabalho, deverá ser emitida uma ordem para adicionar tais funções. O documento deve descrever deveres, responsabilidades e remuneração.

Princípios de RH

Se pelo menos um funcionário trabalhar na instituição, será necessária a elaboração de documentos trabalhistas. A gestão de registros de pessoal é denominada garantia da movimentação de documentos oficiais relacionados às atividades das pessoas. As responsabilidades são assumidas por colaboradores do Departamento de Recursos Humanos. Eles aceitam, processam e armazenam papéis.

É sua responsabilidade processar informações pessoais consideradas confidenciais. Na gestão de documentos de pessoal, o sigilo e o cumprimento das regras de armazenamento de papéis são importantes. Os princípios básicos do trabalho de escritório permitem que você organize de forma eficaz o trabalho das pessoas na empresa.

Embora as tecnologias digitais estejam em desenvolvimento ativo agora, a maioria das organizações praticamente não utiliza a otimização do fluxo de trabalho. Isto envolve o uso de correspondência em papel e a manutenção de diários regulares. A razão para isto é a relutância em inovar e a falta de dinheiro. Mas a gestão deve levar em conta que a otimização com pequenos investimentos permite obter um efeito econômico significativo.

Então, agora você conhece o básico do trabalho de escritório. Esperamos que as informações fornecidas tenham sido úteis para você.

Em cada escritório, com toda a variedade de atividades, podem ser distinguidos dois tipos principais de tarefas:

trabalhar com documentos;

gerenciamento de trabalho.

Ao mesmo tempo, dois tipos de software são usados ​​para resolver problemas de escritório.

Sistemas especializados concebidos para resolver tarefas relativamente homogéneas utilizando determinadas tecnologias: por exemplo, gestão de projetos, gestão de documentos (MP, Outlook, Schedule +).

Ferramentas universais para resolver uma ampla gama de tarefas, independentemente da sua natureza.

Noções básicas de escritório

Assim que uma pessoa aprendeu a escrever, começou a criar documentos.

documento Chama-se tudo o que serve para registrar, transmitir e armazenar informações sobre qualquer assunto e permite determinar o autor ou quem aprovou o documento.

Qualquer ação administrativa é acompanhada de documentos. Com o advento do documento, iniciou-se a regulamentação do trabalho com eles, que hoje é comumente chamada escritório. O primeiro e óbvio sinal de má organização do trabalho é a busca constante pelos documentos corretos e seus autores. Portanto, além de trabalhar com um documento separado, uma questão importante é a organização do sistema de trabalho do escritório.

Classificação de documentos

O documento é caracterizado por conteúdo e tipo. O conteúdo do documento é determinado pelo autor, tendo em conta o trabalho que realiza, e neste as suas possibilidades são infinitas. Documentos não são apenas cartas, textos. O documento pode incluir gráficos, tabelas, cálculos... Apresentações, bases de dados e quaisquer outros arquivos podem ser classificados como documentos se seu conteúdo, design e proteção atenderem aos requisitos.

Quanto aos tipos de documentos, eles podem ser sistematizados da seguinte forma:

Do ponto de vista do meio: são utilizados tanto documentos comuns em papel (cópias impressas) quanto documentos criados e armazenados em mídia magnética.

Do ponto de vista do conteúdo: chamaremos de documentos primários contendo dados iniciais, e consolidados - aqueles nos quais são inseridos dados de documentos primários.

Dependendo do desenvolvedor, os documentos criados para uso dentro da organização são chamados de internos, e os documentos provenientes de outras organizações ou enviados para outras organizações são chamados de externos. Esses documentos podem diferir tanto no design quanto nos requisitos de seu conteúdo.

Tarefas de escritório

Para todos os tipos de documentos, é necessária a realização de uma série de trabalhos, unidos pelo conceito de trabalho de escritório. Consideraremos os principais trabalhos realizados com documentos:

Armazenamento de documentos.

Garantir o acesso autorizado aos documentos.

Procurar documentos necessários e seus fragmentos.

Trabalhando com documentos primários criando documentos originais

Todos os documentos nos quais os dados são inseridos diretamente são chamados de primários. Os documentos primários, por sua vez, podem ser sistematizados:

Como mostra a experiência, a proporção de documentos originais utilizados na gestão, em regra, não ultrapassa 15-25%. Assim, para economizar tempo na sua criação, é analisado o conteúdo dos documentos externos e internos e desenvolvidos seus formulários padronizados. Cada uma dessas formas é chamada amostra.

Iremos ensinar-lhe como organizar com competência o trabalho com os documentos da empresa, bem como a sua contabilidade e armazenamento. Daremos instruções passo a passo para organizar o trabalho de escritório em uma empresa.

Com o artigo você aprenderá:

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O trabalho de escritório é uma atividade que garante a elaboração de documentos oficiais e determina o procedimento para trabalhar com eles. É claro que a questão de saber se é necessário refletir sobre o procedimento para trabalhar com documentos surge quando se torna difícil encontrar um determinado papel. Por um lado, devemos estar satisfeitos com o desenvolvimento e o crescimento da empresa, mas, por outro lado, uma nova tarefa está na agenda - como organizar de forma adequada e conveniente o fluxo de documentos.

É mais fácil trabalhar em escritórios em instituições oficiais - aí este processo é regulado por regulamentos especiais:

• Ordem do Ministério da Justiça da Rússia datada de 16 de abril de 2014 nº 78 “Sobre a aprovação das Regras para Trabalho de Cartório Notarial” (juntamente com as Regras para Trabalho de Cartório Notarial aprovadas pela decisão do Conselho da FNP de 17 de dezembro de 2014). 2012, Ordem do Ministério da Justiça da Rússia datada de 16 de abril de 2014 nº 78) aprovou as regras para fluxo de documentos em notários;
• Decisão do Conselho da Comissão Económica da Eurásia de 05.05.2015 n.º 46 “Sobre as Regras para a Gestão Interna de Documentos na Comissão Económica da Eurásia” define as regras para trabalhar com documentos na CEE;
• Ordem do Departamento Judiciário Suprema Corte RF de 29.04.2003 nº 36 aprovou a Instrução sobre manutenção de registros judiciais no tribunal distrital;
• Decreto do CEC da Rússia datado de 20.01.2016 nº 321/1831-6 adotou Instruções para trabalho de escritório na Comissão Eleitoral Central Federação Russa;
• O Decreto do Governo da Federação Russa de 15 de junho de 2009 nº 477 aprovou as Regras para trabalho de escritório em órgãos executivos federais.

Existem também regulamentações específicas que mencionam como conduzi-lo em determinados empreendimentos. Por exemplo, a Lei Federal de 15 de abril de 1998 nº 66-FZ “Sobre Associações Não Comerciais de Cidadãos de Horticultura, Jardinagem e Dacha” prescreve o procedimento para a realização de trabalho de escritório em tais organizações.

Nas empresas privadas, todas as questões de organização do trabalho de escritório são decididas pelos proprietários. Em vez disso, designam executores específicos para desenvolver o trabalho de escritório a partir do zero - às vezes funcionários de pessoal, às vezes secretárias. Uma vez que tal instrução amadureceu, significa que existe realmente necessidade de tal regulamentação.

Como trabalhar com documentos: memorandos sobre exemplos de instruções para papelada

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Como organizar o trabalho de escritório: instruções passo a passo

Trabalho de escritório em LLC do zero instruções passo a passo irá ajudá-lo a decidir por onde começar e qual resultado você deve buscar. Idealmente, a organização deve adotar um documento interno - uma instrução sobre trabalho de escritório. Se a empresa for de grande porte, com subdivisões, filiais, justifica-se a adoção de diversos atos locais que regulamentem essas questões.

Passo 1. Decida quais documentos serão cobertos pelas instruções. Lembre-se que toda a massa de papéis da organização é dividida em interna (local), de saída e de entrada. A ordem de trabalho com eles é diferente, por isso vale a pena descrevê-la em diferentes seções.

Passo 2 Escreva instruções. Fornecer separadamente para atos locais:

• como são recebidos;
• como os funcionários são apresentados a eles;
• onde e com quem os atos locais são armazenados.

De acordo com a documentação recebida, é necessário descrever quem e onde registra a documentação recebida, em que prazo, como fixa a transferência do documento para execução, onde armazenar o documento recebido após respondê-lo, e demais pontos processuais. Para saída - resolva da mesma forma a questão do procedimento de registro, regras de envio, assinatura.

Instruções para trabalho de escritório: procedimento para registro de documentos internos

Como redigir documentos de acordo com o Exemplo de Instruções

etapa 3 Indique nas instruções quais documentos possuem formulário padrão aprovado e quais devem ser elaborados de acordo com o GOST aprovado.

Como implementar GOST por meio de instruções de trabalho de escritório

Passo 4 Determine as pessoas responsáveis ​​pela implementação de cada seção da instrução. Decida em que ordem, onde e sob a responsabilidade de quem os documentos serão armazenados.

Seção "Armazenamento online de documentos" nas Instruções para trabalho de escritório

Baixe instruções de amostra

Etapa 5 Determine se seções de instruções adicionais são necessárias. Dependendo das especificidades da atividade da organização, pode ser necessário indicar o procedimento de realização de cópias, o procedimento de trabalho com selos e carimbos, o procedimento de troca de documentos entre departamentos.

Vários documentos podem ser abrangidos por outros atos locais, por exemplo, no procedimento aprovado para trabalhar com dados pessoais ou no procedimento para manter segredos comerciais da organização. É desejável fazer referências a estes atos locais. Além disso, o trabalho com documentos em diversas organizações também pode ser regulamentado por legislação especial. Por exemplo, a papelada em instituição de crédito enquadra-se na Lei Federal “Sobre Bancos e Bancários”, que regulamenta o procedimento de tratamento do sigilo bancário. Esses pontos também devem ser levados em consideração na elaboração das instruções.

Contabilidade e armazenamento de selos e carimbos na empresa: seção Instruções

Como organizar o trabalho com selos e carimbos

Como organizar o RH

É igualmente importante para uma empresa considerar trabalho de escritório de pessoal. As etapas de organização do fluxo de trabalho de pessoal, em princípio, não diferem das etapas de formação do trabalho de escritório como um todo. Também determinam a lista de documentos que serão compilados, modificados, copiados e distribuídos de acordo com as instruções para gestão de registros de pessoal. Aqui é preciso levar em conta que a organização tem muito menos espaço para “fantasia” em relação aos documentos de pessoal - o que deve estar presente na empresa para cadastro de pessoal está indicado em Normas do trabalho RF e outros regulamentos. E pela ausência ou execução incorreta de documentos pessoais, são aplicadas multas consideráveis. Portanto, a elaboração desta instrução deve ser encarada com toda a seriedade.

As seções da instrução sobre gestão de registros de pessoal devem conter informações sobre os documentos padrão desenvolvidos na empresa, por exemplo, a forma aprovada de contrato de trabalho, pedidos, bem como o procedimento para familiarização dos funcionários com os documentos. É necessário também refletir os aspectos específicos das atividades de uma determinada organização: se elaboram cronogramas, quando e em que ordem são submetidos para aprovação, se são emitidos equipamentos de proteção, então em que ordem manterão os registros.

Instruções para gerenciamento de registros de RH: amostra

Baixe a amostra completa

Deve-se também levar em conta que para organização do trabalho de escritório, incluindo pessoal, foram desenvolvidas ferramentas de software especiais para automatizar esses processos. Atualmente, grandes empresas os utilizam, mas esse fato não elimina a necessidade de desenvolver e seguir instruções.

Formas organizacionais de trabalho de escritório

Existem três tipos de organização empresarial:

• centralizado;
• descentralizado;
• misturado.

Com formulário centralizado, todas as operações técnicas de processamento de documentos ficam concentradas em uma unidade estrutural. Geralmente este é um escritório comercial. A vantagem desta forma de trabalho de escritório é que você pode criar um único banco de dados para todos os documentos recebidos ou criados na organização. Procurar documentos necessários mais rápido. Esta forma de trabalho de escritório é adequada para empresas com uma estrutura funcional linear.

Com uma forma descentralizada de trabalho de escritório, os serviços DOW são criados em cada unidade estrutural. Se a empresa estiver distribuída geograficamente, este formulário será útil.

Com uma forma mista de organização do trabalho de escritório, algumas operações são realizadas ao serviço da instituição de ensino pré-escolar, outras - em divisões estruturais. Os primeiros dedicam-se normalmente à recepção, registo, controlo de documentos, os segundos elaboram e elaboram papéis, sistematizam-nos e formam-nos para armazenamento. A mesma operação com esta forma de trabalho de escritório pode ser realizada tanto no serviço da instituição de ensino pré-escolar como nas divisões - depende do documento.

As rotas de documentos ajudarão a agilizar o fluxo de documentos na empresa

Ao começar a estudar o curso, antes de mais nada, você deve se familiarizar com os termos e definições profissionais básicos que são constantemente encontrados no trabalho com documentos.

O trabalho de escritório é um ramo de atividade que fornece documentação e organização do trabalho com documentos oficiais.

Inicialmente, o termo apareceu na fala oral (presumivelmente no século XVII) e significava o processo de resolução (produção) de um caso: “produzir um caso” - resolver um problema. No decorrer da decisão, tornou-se necessário consolidar o resultado, por exemplo, um acordo alcançado. Para isso, foram criados documentos desde a antiguidade, uma vez que a palavra falada tem vida curta, pode ser esquecida, distorcida durante a transmissão, ou não tão compreendida. Já no século XVI. a palavra é usada caso como uma coleção de documentos relacionados a qualquer caso, questão. Pela primeira vez neste conceito, a palavra “caso” foi registrada em documentos em 1584.

O trabalho de escritório moderno inclui:

Garantir a criação oportuna e correta de documentos (documentação);

Organização do trabalho com documentos (recebimento, transferência, processamento, contabilidade, registro, controle, armazenamento, sistematização, preparação de documentos para arquivamento, destruição).

Paralelamente ao termo "trabalho de escritório" nas últimas décadas, o termo documentação de gestão(CORÇA). O seu surgimento está associado à introdução de sistemas informáticos na gestão e na sua organização, software e suporte de informação aproximar a terminologia utilizada em programas de computador e na literatura. Atualmente, os termos “trabalho administrativo” e “gestão documental” são sinônimos e são utilizados para se referir à mesma atividade. Ambos os termos podem ser encontrados, por exemplo, nos títulos dos documentos que regulam a organização dos processos de documentação: “ Sistema estadual suporte documental para gestão” e “Instruções padrão para trabalho de escritório nos ministérios e departamentos da Federação Russa”.

Documentação é o processo de criação e processamento de um documento. A norma estadual define documentação como “registro de informações em diversos meios de comunicação de acordo com regras estabelecidas”.

A necessidade de registrar informações surgiu entre as pessoas na antiguidade. “Documentos” de várias épocas, criados em tábuas de argila, casca de bétula, estelas de pedra, etc., sobreviveram até aos nossos dias. Os métodos de aplicação da informação também eram diferentes: desenho, gráficos, escrita. Atualmente, na prática de gestão, utilizam principalmente documentos elaborados por qualquer método de escrita - manuscrito, datilografado, tipográfico, informático, bem como utilizando gráficos, desenhos, fotografias, gravação de som e vídeo e em materiais especiais (papel, filme e filme, fita magnética, disco, etc.). A disciplina científica - gerenciamento de documentação.

Organização do trabalho com documentos - trata-se da garantia da movimentação de documentos no aparelho de controle, sua utilização para fins de referência e armazenamento. O termo é definido pela norma estadual como “organização da circulação, armazenamento e utilização de documentos nas atividades correntes da instituição”.

Gerenciamento de documento as chamadas padrão a movimentação de documentos em uma organização desde o momento em que são criados ou recebidos até a conclusãoexecução ou expedição. A tecnologia de trabalho com documentos inclui:

Recepção e processamento primário de documentos;

Sua consideração preliminar e distribuição;

Cadastro de documentos;

Controle de execução de documentos;

Trabalho de informação e referência;

Execução de documentos;

seu envio;

Sistematização (formação de casos) e armazenamento atual de documentos.

Vamos explorar alguns desses conceitos. Então, cadastro significa registrar credenciais sobre um documento na forma prescrita, registrar o fato de sua criação, envio ou recebimento, controle sobre a execução de documentos - um conjunto de ações que garantem sua execução tempestiva, formação de um caso - agrupamento de documentos executados em um caso em de acordo com a nomenclatura dos processos (lista sistematizada dos nomes dos processos iniciados na organização, com indicação dos prazos para o seu armazenamento, elaborada na forma prescrita) e sistematização dos documentos dentro do processo.

Qualquer decisão de gestão é sempre baseada em informações sobre o assunto em questão ou sobre o objeto gerenciado. A informação é idêntica aos conceitos: “dados”, “informações”, “indicadores”. O seguinte prazo é legalmente fixado:

“Informação - informação sobre pessoas, objetos, fatos, eventos, fenômenos e processos, independentemente da forma de sua apresentação”.

Em cada área da atividade humana, a informação tem especificidades próprias e por isso é subdividida em informação de gestão médica, científica, técnica, tecnológica, etc., que é utilizada para efeitos de gestão de qualquer objeto ou estrutura. Uma série de requisitos são impostos às informações gerenciais: integridade, eficiência, confiabilidade, precisão, direcionamento, acessibilidade para a percepção humana.

Os documentos são utilizados em diversos campos de atividade, ramos do conhecimento, esferas da vida e são objeto de estudo de diversas disciplinas científicas. Portanto, o conteúdo do conceito de “documento” é ambíguo e depende do setor e para que fins é utilizado. Assim, para os advogados, um documento é principalmente uma forma de provar ou testemunhar algo, para um historiador é uma fonte histórica, um documentarista cibernético é um portador de informação e os especialistas em gestão consideram-no um meio de fixar e transmitir a gestão decisões.

EM lei federal“Sobre Informação, Informatização e Proteção da Informação” é fixada a seguinte definição do conceito de “documento”:

Documento - Esse informações registradas em suporte material com detalhes que permitam sua identificação. A mesma definição é dada na norma estadual para os termos e definições "Trabalho de escritório e arquivo". Para uma descrição mais completa do conceito de “documento”, também deve ser divulgado o conceito de “adereços”.

Cada documento é composto por vários elementos constituintes, denominados detalhes (nome, autor, destinatário, texto, data, assinatura, etc.). GOST corrige a seguinte definição:

Adereços de documento - elemento de design obrigatóriodocumento oficial?

Documentos diferentes consistem em um conjunto diferente de detalhes. O número de detalhes é determinado pelos objetivos de criação do documento, sua finalidade, os requisitos de conteúdo e forma deste documento. Para muitos documentos, o número de detalhes é estritamente limitado. Para vários documentos, o número e a composição dos detalhes são estabelecidos por atos legislativos e regulamentares. Mas em qualquer caso, como decorre da definição, a informação registada num suporte material deve ser formalizada através da indicação dos dados necessários. Só então se torna um documento.

Na gestão documental, um documento é considerado o resultado da fixação (exibição) de fatos, eventos, fenômenos da realidade objetiva e da atividade mental humana de qualquer forma conveniente em material especial.

Os documentos, possuindo informação fixa (exibida), garantem assim a sua preservação e acumulação, a possibilidade de transferência para outra pessoa, utilização repetida, devolução repetida e repetida no tempo. Afetam diversas áreas da atividade humana e se dividem em textuais e gráficos, tradicionais (manuscritos, datilografados) e mecanizados, científicos, técnicos, pessoais e oficiais, etc.

Documentos oficiais - Esse documentos criados por legal ou indivíduos, elaborado e certificado na forma prescrita. Entre eles, uma categoria especial é serviço (gestão) documentos que são definidos pela norma estadual como documentos oficiais utilizados nas atividades atuais da organização.

Enquanto portadores de informação, os documentos funcionam como elemento indispensável da organização interna de qualquer instituição, empresa, qualquer empresa, garantindo a interação das suas partes estruturais e dos colaboradores individuais. São a base para a tomada de decisões de gestão, servem como prova da sua implementação e fonte para generalizações e análises, bem como material para referência e trabalhos de pesquisa. Nas atividades de gestão, o documento atua tanto como objeto de trabalho quanto como resultado do trabalho.

O sucesso nos negócios depende em grande parte de sua organização adequada. Tanto os gerentes quanto os trabalhadores comuns deveriam ter papelada. Quais são suas características, que tipos existem e quais documentos normativos devem ser levados em consideração na organização do fluxo de trabalho?

O que é trabalho de escritório

Qualquer organização, independentemente da forma de propriedade e das características, cria uma variedade de papéis no decorrer de suas atividades. Podem ser ordens, cartas e protocolos. Todos eles dizem respeito à documentação organizacional e administrativa.

Trabalho de escritório é a atividade de criação de documentos de uma organização, realizada de acordo com certas regras e requisitos. Na maioria das vezes, as empresas alocam funcionários especiais empregados apenas nesta área. Nas pequenas empresas, a função de secretária pode ser atribuída a quase qualquer funcionário.

Se você entender a essência da terminologia (o que é trabalho de escritório), a origem da palavra ficará clara. Trata-se, antes de tudo, da fixação em um suporte material de informação oficial. Durante este processo, é criado o que posteriormente inicia determinadas ações.

O próprio termo “trabalho de escritório” surgiu há muito tempo, mas somente em meados do século passado ganhou corpo oficial, sendo consagrado em documentos normativos em nível estadual.

Trabalho de escritório e gerenciamento de documentos - o que é?

A organização não pode existir independentemente da lei. Sempre há trabalho de escritório e fluxo de documentos. O que é, quais são as características da transição dos papéis, como elaborá-los corretamente? Essas questões são resolvidas por especialistas: secretárias, arquivistas, funcionários do departamento de pessoal.

O trabalho de escritório envolve fixar informações em um suporte material, criando um ato em papel ou eletrônico. A partir dela é construído o fluxo documental da organização - a movimentação de uma ordem ou carta, partindo da sua criação e terminando com a execução e envio para arquivo ou destruição.

Dependendo do local de criação dos documentos comerciais em relação aos colaboradores e à gestão da organização, o fluxo documental é dividido em externo e interno. O próximo caminho do pedido, pedido, carta dependerá da fonte.

O fluxo de documentos internos da organização envolve as seguintes etapas:

As etapas do fluxo de trabalho externo são geralmente semelhantes, mas existem algumas diferenças:

• Os documentos chegam à empresa de fora. Podem ser documentos de organizações superiores e inferiores, filiais, regulamentos de autoridades oficiais, ordens judiciais, cartas de cidadãos.
• Todos os documentos comerciais recebidos pela organização devem passar pelo procedimento de registro. Ela confirma que eles estão sob controle.
• O próximo passo é trabalhar com o documento, familiarização ou execução das instruções.
• Se necessário, é emitida uma resposta oficial.
• A última etapa é o registro por um período longo ou armazenamento de arquivo e possível destruição.

Além disso, em relação à gestão da organização, existem os seguintes tipos fluxo de trabalho:

Todas as etapas da movimentação dos documentos são obrigatoriamente registradas em diários especiais. Eles podem ser conduzidos de diversas maneiras:

• movimentação de documentos;
• cartões de documentos;
• o gerenciamento eletrônico de documentos é mais comum na grande maioria das organizações.

Características do trabalho do escritório judicial

Muitos estão se perguntando o que é e como difere do geral. Um processo judicial é um pacote ligeiramente diferente de documentos e provas materiais. Seu armazenamento e movimentação adequados garantem a transparência do trabalho do sistema de aplicação da lei. Os processos judiciais, ao contrário dos processos organizacionais, não podem ser voluntários. É conduzido por pessoas autorizadas e estritamente controlado. Para ele, todas as etapas são definidas normativa e estritamente, até a destruição.

Funções do secretário

A maioria dos funcionários da empresa tem uma ideia muito vaga do que é trabalho de escritório e gerenciamento de documentos. Para uma secretária, esta é uma atividade profissional.

A secretaria da empresa desempenha a função principal de acordo com a forma e características do trabalho, a organização do serviço de escritório da empresa divide-se nas seguintes modalidades:

• Centralizado - todas as secretárias estão no mesmo departamento e se reportam ao secretário-chefe ou secretário sênior.
• Descentralizado - secretários e funcionários que desempenham suas funções estão dispersos pelos departamentos da organização e se reportam a diferentes chefes.
• Misto – mais comum em grandes organizações.

As características do fluxo de documentos na empresa dependerão diretamente da forma de secretariado adotada.

Instruções de trabalho de escritório

Independentemente do tamanho e da forma de propriedade, qualquer organização deve ter um regulamento que regule a movimentação de documentos. O que é e como fazer? Essa questão preocupa não só secretários, mas também gestores.

A instrução de trabalho de escritório é um ato normativo interno de uma organização, aprovado por despacho ou ordem de administração, de duração ilimitada. Descreve todas as etapas da aprovação do documento, fornece listas de cargos cujas assinaturas podem atestar a autenticidade dos papéis oficiais, fornece amostras de design, formulários e formulários.

Manutenção de registros

Em pequenas organizações com baixo nível de fluxo de documentos (menos de 200 por ano), a questão do que é manutenção de registros não é levantada. Tudo é decidido pelos próprios funcionários ou até mesmo pelo gestor.

Se as funções de conservação de registos não forem diretas ao trabalhador e não estiverem previstas no seu contrato de trabalho, deverá ser expedido decreto sobre a atribuição dessas funções. Este documento deve detalhar deveres, responsabilidades e remunerações adicionais.

Características do trabalho de escritório de pessoal

Se pelo menos um funcionário trabalhar na organização, serão criados documentos trabalhistas. A questão do que é trabalho de escritório de pessoal é especialmente relevante para empresas com um pequeno número de funcionários.

A gestão de registros de pessoal é a provisão da movimentação de documentos específicos relacionados a atividade laboral funcionários da empresa. Normalmente, essas funções são desempenhadas por funcionários de uma unidade especial - o departamento de pessoal. Suas funções incluem receber, processar e armazenar documentação de pessoal. Incluindo o tratamento de dados pessoais que sejam confidenciais.

O fluxo de trabalho de pessoal geralmente é mantido separado do geral, obedecendo às regras de sigilo e aos recursos de armazenamento.

Otimização do fluxo de trabalho do escritório

Apesar do rápido desenvolvimento das tecnologias digitais, muitas organizações têm dificuldade em otimizar o fluxo de documentos. Eles continuam a conduzir correspondência em papel à moda antiga e a manter diários de registro comuns.

Isso é devido a dois fatores:

• resistência às inovações dos funcionários da empresa;
• falta de financiamento.

Os gestores devem lembrar-se que a optimização do fluxo de trabalho com um investimento considerável proporciona um efeito económico notável.